Manuales y tutoriales gratis Ms Project 2016

Manual de Ms Project 2013

Guía básica de Ms Project 2016 para la dirección de proyectos:

Este es un tutorial que estamos desarrollando un grupo de usuarios de Ms Project de forma abierta para todo aquel que esté interesado en la gestión de proyectos.

 

Tocamos al principio temas básicos para pasar a continuación a estudiar a través de varios manuales disponibles en Internet temas más avanzados. Incluimos numerosas referencias a blogs, foros y bibliografía de terceros.

 

Índice de contenidos del curso:

INTRODUCCIÓN.

PROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOS.

SEGUIMIENTO Y ADAPTACIONES.

CONTROL PRESUPUESTARIO.

METODOLOGÍAS.

EJEMPLOS Y OTROS RECURSOS.

GLOSARIO.

DESCARGA DEL MANUAL EN PDF.

 

 

1.- Objetivos básicos para dominar Ms Project 2016:

  • Conocer y ser capaz de planificar un proyecto de forma sencilla y eficaz.
  • Aproximación al software de gestión de proyectos más utilizado del mercado.
  • Alternativas Opensource a Ms Project.

 

2.- Considera que los contenidos mínimos a revisar para dominar Ms Project son:

  • Ciclo y planificación de un proyecto.
  • Limitaciones y asignación de recursos. Gestión de costes.
  • Temporalización y validación del plan.

Tutorial Ms Project 2013

Ms Project 2016 es un gestor de proyectos integrado dentro de un entorno ofimático como es Ms Office 2013, aunque puede adquirirse por separadoMs Office Professional Plus 2016 incluye Ms Project Professional 2016 dedicado a la gestión de proyectos PPM.

Se suele usar en entornos corporativos y profesionales, utilizándose menos en el ámbito doméstico.

Para empresas y profesionales facilita enormemente la programación de tareas, la gestión de recursos y el control de costes. Con Ms Project 2016 podemos comunicarnos y coordinar proyectos con el resto del equipo sin salir de la aplicación (videoconferencia/llamada de Skype, Lync, chat, email o unirse a reuniones online).

Ejercicio: Prueba a abrir alguno de los proyectos de ejemplo que vienen incluidos con la instalación de Ms Project 2016 y realiza las tareas básicas de abrir, modificar y guardar proyectos. Intenta modificar las fechas de finalización en el calendario y en las otras vistas del proyecto, tanto para tareas individuales como para el conjunto del proyecto. Podemos visualizar los datos de manera agrupada o con filtros.

 

3.- Novedades Ms Project 2016.

Al igual que el resto de aplicaciones que componen Office 2013, el espacio de trabajo aparece mucho más despejado y ordenado respecto a versiones anteriores. Funcionalmente destacamos:

  • Ahora ajustar las escalas de tiempo es más intuitivo y sencillo.
  • Se mejora el control de la programación de recursos.
  • En los diagramas de Gantt se aporta más claridad en las líneas de tareas mediante el uso de colores. Vemos claramente hacia donde evoluciona nuestro proyecto. Podemos actuar sobre los valores de línea base, de programación y real.
  • Aplicaciones que trabajan conjuntamente con Project son Lync 2016; que permite conectar a todos los miembros del equipo sin salir de la aplicación. Trabajo en la nube con Onedrive (antes Skydrive), que nos permite disponer de archivos compartidos en cualquier dispositivo conectado a la red. Junto a los servicios online Ms Office 365 y Sharepoint, que facilitan enormemente compartir el trabajo para grupos.
  • Nuevos temas y nuevas plantillas: Libro de Excel, lista de tareas de Sharepoint, administración de proyectos ágil, crear un presupuesto, valor acumulado, plan de proyecto sencillo, plan empresarial, informe anual, planeación de una campaña de marketing, fusión o evaluación de la adquisición, ciclo DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) para la mejora incremental, metodología Seis Sigma, tecnología y cumplimiento de SOX (Ley Sarbanes-Oxley), servicio de atención al cliente y lanzamiento de un nuevo producto.
  • Un nuevo conjunto de informes con opciones gráficas inéditas que permiten generar reportes más claros para sus destinatarios. Informes de evolución personalizables: Trabajo planificado, completado y restante aparecen como líneas de un gráfico.
  • Es compatible con anteriores versiones: Escalas de tiempo, rutas de acceso a tareas, costes, recursos y asignaciones, etc, … Conexión de Ms Project a Visio y de MS Project a Excel con tablas dinámicas.

Puedes ampliar esta información en la página oficial support.office.com.

 

4.- Introducción a la gestión de proyectos asistida por ordenador.

Asignación de tareas a recursos: Cada proyecto se compone de una serie de tareas interrelacionadas, con una fecha de inicio y una duración, que determinaremos basándonos en la experiencia o en técnicas de estimación. Para llevar a cabo estas tareas les asignaremos recursos (personas, materiales, instalaciones etc.) que tendrán una disponibilidad y un coste. ( Seguir leyendo … )

 

5.- Breve introducción a las fases de un proyecto.

Ms Project es una herramienta muy avanzada. Su inclusión como herramienta ofimática puede llevarnos a equivoco pues se adapta tanto a trabajos personales y de PYMEs como a grandes proyectos de empresas. Así que estás ante una gran herramienta, aprovéchala para para planificar y realizar el seguimiento de proyectos de manera óptima!

Las fases previas en la gestión de proyectos son:

  1. Definición de los objetivos del proyecto.
  2. Estudio de la viabilidad del proyecto.
  3. Estimación del tiempo, coste y esfuerzo requeridos.
  4. Planificación temporal.
  5. Seguimiento y adaptación a los cambios.
  6. ( Seguir leyendo … )

 

6.- ¿En qué consiste un Proyecto?

Un proyecto es una actividad planificada a priori orientada a la consecución de unos objetivos de manera eficiente.

Para llegar a nuestra meta tendremos que contar con recursos que pueden ser tangibles como los recursos económicos o los recursos humanos e intangibles como el tiempo, la experiencia, prestigio de la compañía, conocimiento, etc.

Un proyecto suele estar comprendido por una fecha de inicio, una serie de etapas intermedias y un fin. En él se expondrán las tareas, plazos de ejecución y costes.

Existirán tareas que se realizarán paralelamente y otras que no podrán comenzar hasta que no termine la fase previa. Por eso una demora en una fase anterior provoca desajustes en las etapas posteriores. Hoy en día se utiliza software precisamente para recalcular al instante cualquier variación en los plazos de ejecución.

El proyecto por definición ha de tener previamente descritas todas las operaciones, luego vendrá la etapa de ejecución, con sus desviaciones y soluciones bien sobre la marcha o fruto de los controles del proceso.

Para realizar un proyecto bien estructurado recomendamos seguir el conjunto de pasos, que estudiaremos a continuación…“Dirigir bien, es hacer que los demás tengan éxito.”

 

7.- Fases de gestión.

Las fases claves en la gestión de proyectos son: (Seguir leyendo … )

 

8.- Estructura de un proyecto.

Mediante una reunión inicial de coordinación con los responsables de proyecto fijaremos las directrices del proyecto. Definiremos la finalidad, los objetivos del proyecto y los principios de gestión (intenciones) que nos servirán de guía.

Una vez que se ha definido el ámbito del proyecto, debe estudiarse la viabilidad del proyecto. Considerar las diferentes  alternativas e identificar las posibles restricciones técnicas y de gestión, con el fin de escoger la mejor solución.

Tendremos que estimar antes de comenzar, de cuánto tiempo disponemos, el esfuerzo humano requerido y cuál será su coste.

Project nos permitirá en todo momento informar sobre el estado del proyecto y trabajar en equipo con otros miembros.

 

9.- Actividades de planificación (planeación).

 

10.- Seguimiento y adaptación de proyectos.

Una vez se ha creado la programación comienza la implementación del proyecto. Cuanto más complejo y largo sea un proyecto más posibilidades hay de que se produzcan variaciones en la programación original. En la fase de seguimiento se compara  lo planificado con el trabajo real, con el objetivo de ajustar la parte no completada del proyecto para no desviarnos del presupuesto o incumplir plazos. ( Seguir leyendo … )

 

 

11.- Administración y gestión de recursos.

Un vez asignadas tareas y hayamos delegado en nuestro equipo realizaremos la función de soporte, seguimiento y control del proceso. Necesitaremos medir y obtener ratios para poder obtener estadísticas.

Como jefe de proyecto debemos tener claro cuáles son los valores de los ratios que debemos alcanzar para conseguir nuestros objetivos.

Es posible que el equipo asignado no consiga determinadas metas, debemos tener en cuenta pequeños márgenes de actuación en nuestros cálculos tanto de tiempo, como de dinero, personas, etc.

 

12.- Limitaciones.

Los proyectos se enfrentan a limitaciones que pueden poner en peligro la viabilidad de los mismos. Estas limitaciones pueden ser internas como el tiempo, recursos económicos-financieros, humanos o externas como el marco legal, competencia, etc. ( Seguir leyendo … ).

 

 

13.- Costes fijos.

Los costes (costos) fijos son aquellos que se producen periódicamente y en relaciones fijas, por ejemplo el pago del alquiler de las instalaciones, o una licencia de software.

Algunos ejemplos de ahorro de costes fijos son … (Seguir leyendo … )

 

14.- Costes variables.

Los costes variables son aquellos que se producen proporcionalmente al nivel de actividad, como pueden ser los costes de suministros de papel, discos u otros materiales fungibles.

Algunos ejemplos de ahorro en costes variables:

  • Consumibles, utilizando productos reciclados que suelen ser más económicos.
  • Renegociar los gastos de telefonía e Internet. Revisar muy bien las facturas es posible que nos cobren pequeñas cantidades por servicios que no necesitamos. Como desvío de llamada, antivirus, etc.
  • Optimizar viajes y gastos de mensajería. Quizá la opción de valija un solo día a la semana para los envíos resulte igual de eficaz y mucho más económica que los envíos a discreción.
  • Comparar precios en la adquisición de suministros con al menos 3 proveedores.
  • Reducir comisiones bancarias, cambiando la operativa. Podemos pagar nuestros proveedores con cheque en lugar de realizar transferencias. A la par que ganamos en financiación pues suelen tardar más días en descontar la cantidad abonada.
  • Internalizar trabajos de proveedores. Por ejemplo desarrollar nuestra propia web, hoy en día esto es viable gracias a las herramientas informáticas disponibles sin grandes conocimientos informáticos.
  • Utilizar los rendimientos en especie para los variables de las nóminas éstos ahorran tasas e impuestos (IRPF España), tanto a la empresa como al trabajador, a la vez que deducen nuestro pago en los seguros sociales pues no cotizan. Como los cheques comida, pago de guarderías, gastos de formación, etc.

 

15.- Control de costes en Ms Project.

En Project es posible controlar el aspecto financiero del proyecto, de forma que podamos prever cuál será su coste, o revisar cómo podemos reducirlos de forma segura. Asignando un coste a los recursos de trabajo, y materiales podremos obtener conocer información útil como:

  • El coste total esperado del proyecto.
  • El coste de una tarea o fase concreta del proyecto.
  • El coste de los recursos.
  • Comparar los costes reales del proyecto con los previstos.

El coste de cada tarea será la suma del coste de todos los recursos de trabajo asignados a la tarea y del coste de los materiales y costes por uso. En el caso de que conozcamos los costes fijos de una tarea (Alquiler del local, amortizaciones de maquinarias, Impuestos, etc.) podemos agregarlos directamente a la tarea.

Además de asignar los costes a recursos en tareas, en Project es posible indicar cuándo se ha contraído el coste de un recurso y cuándo se carga.

  • Podemos cargar los costes al principio si es necesario pagar por anticipado, antes de que comience la tarea.
  • Cargarlos al final de la tarea, si es posible realizar el pago una vez que la tarea se haya completado el trabajo.
  • O Prorratearlos si necesitamos distribuirlo  durante la duración de la tarea.

Resto del capítulo …

 

16.- Temporalización.

Determinaremos la secuencia y la temporalización o momento en el que abordaremos cada tarea. Estudiaremos el tiempo de duración de cada una y su interrelación para establecer cierto margen de maniobra.

Los hitos sirven para marcar pequeñas metas y establecer un tiempo límite para conseguirlos. De esta forma nos aseguramos que llegaremos a tiempo al final.

 

17.- Validación.

Este último paso implica identificar y analizar las amenazas según su impacto en el plan. Es recomendable reunir a los agentes involucrados para realizar este análisis, así como proponer posibles planes de prevención y contingencia.

Pueden realizarse algunos cambios en el plan original, en función de las amenazas detectadas o las medidas preventivas. Hechos estos cambios y revisado el plan, por parte del responsable del proyecto, es fundamental comunicar a los implicados la planificación actualizada.

La ejecución del proyecto será mucho más fluida si se ha acertado o nos hemos acercado en la planificación inicial (también “la suerte” o diversas circunstancias que escapan a nuestro control influyen en ocasiones). Lo mismo ocurrirá con el control de lo ejecutado. El esfuerzo empleado en la planificación obtendrá sus frutos a lo largo del proyecto, asegurando el éxito del mismo.

 

18.- Metodologías.

La metodología Kanban basada en la organización de tareas mediante tarjetas visuales. Está relacionada con los procesos de producción just-in-time (JIT).

Scrum, modelo de desarrollo ágil caracterizado por no basarse en secuencias de procesos. 

 

19.- Casos de estudio.

  • Éxitos, proyectos fallidos, mercado, competencia, tribunales, I+D+i, …, en definitiva la evolución de la vida de una empresa durante 30 años en la web idg.es (caso Apple Computer).

 

20.- Enlaces a cursos y tutoriales de Internet:

guias_de_internet150La versiones anteriores son válidas en sus procesos salvo los casos concretos de moverse por el menú, obstáculo que se puede solventar fácilmente:

  • MOOCPreparación de la certificación PMP (Project Management Professional) en miriadax.net. Módulo 0. Presentación. Módulo 1. Introducción a la certificación PMP. Módulo 2. Grupo de procesos de inicio y Grupo de procesos de planificación. Módulo 3. Grupo de procesos de planificación (II). Módulo 4. Grupo de procesos de planificación (III). Módulo 5: Grupo de Procesos de Ejecución. Módulo 6: Grupo de procesos de monitorización y control. Grupo de procesos.
  • MOOC: Iniciación y Planificación de Proyectos del Tecnológico de Monterrey & Universidad de California en Irvine Parte de una serie de 4 cursos, el Programa especializado Administración de Proyectos: Principios Básicos en coursera.org.
  • PDF: Tutorial Ms Project en ese.upenn.edu (presentación en inglés).

Nota: Las versiones de Ms Project 2010, 2013 y 2016 son muy similares, ya que gran parte de los procesos de trabajo y opciones del programa son iguales. Por lo que los tutoriales de versiones anteriores siguen siendo orientativos.

 

20.1 Libros y eBooks.

Puedes ampliar tu formación con los textos seleccionados en el siguiente enlace (muchos de éstos libros y ebooks permiten la consulta de capítulos de ejemplo):

Libros y eBooks de Ms Project 2016

 

21.- Blogs y entradas relacionadas.

 

22.- Selección de videotutoriales de Internet.

Son una buena forma de familiarizarse con el entorno de trabajo y terminología del programa para niveles básicos:

 

23.- Descargas gratuitas de software y actualizaciones.

  • Ms Project 2016 en versión aplicación de escritorio puede obtener individualmente en microsoftstore.com o a través del paquete Ms Office Professional Plus 2016.

 

24.- Software alternativo a Ms Project.

software_relacionadoA los tradicionales aplicativos de escritorio tipo Ms Project (ahora disponibles también en la nube) o sus alternativas opensource como Openproj, Redbooth (Teambox), Gantter, Rally Community Edition o FreedCamp o ProjectLibre para Linux, se le suman soluciones web como:

  • Trello, es un gestor básico de proyectos gratuito. Permite la colaboración online.
  • Basecamp, es un servicio web que nos permite realizar un seguimiento de la evolución de nuestros proyectos. Dispone de una versión free y un servicio premium más completo que nos ofrece dos meses de prueba gratuita.
  • Wrike es una aplicación web para la gestión de proyectos. Con todas las ventajas que ello conlleva.
  • Microsoft project viewer free version. MPP Viewer es un visor sencillo para archivos de Microsoft Project que permite abrir los ficheros .mpp y exportar datos a Excel e imprimir. Funciona bien con las versiones Project 2007/ 2003 /2000. Permite la vista jerárquica de tareas, la vista de recursos, entre otros. MPP Viewer 2.0 es la versión actual más estable y necesita NET Framework 4.5 para funcionar.

 

25.- Opciones de compra.

comprar_productosEl producto se puede adquirir desde diferentes webs de Microsoft; como por ejemplo products.office.com y Microsoft Store.

Se pueden probar antes de adquirir online cualquiera de las diferentes versiones de Ms Project. Orientativamente:

Para realizar la compra del producto en la tienda de Microsoft, se requieren los siguientes pasos:

  1. Información personal o profesional.
  2. Crear un Id.
  3. Definir y revisar pedido.
  4. Confirmar.

Notas: A veces la licencias del producto en idioma inglés se pueden encontrar más económicas que en español.

 


Notas:

  • España se encuentra en la posición 26 del ranking mundial que valora la calidad directiva. Según World Economic Forum deberíamos estar dentro de los 10 primeros.
  • Actualizamos este tutorial libre constantemente, agradecemos tu apoyo y compresión. En el caso de que tengáis alguna duda en particular podéis dejarlas en el apartado Comentarios al pie de página e intentaremos resolverlas entre todos.

Descarga este tutorial gratis en formato PDF:

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6 respuestas a: “Manuales y tutoriales gratis Ms Project 2016”

  1. Diego Martín

    Necesito un manual completo de project 2016 para impartir clases particulares. ¿Se puede utilizar el suyo libremente? gracias

    Responder

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