Tutorial Microsoft Teams

Microaprendizaje / Tiempo de lectura: 9 minutos

 

 

📖 Guía rápida Ms Teams

 

Teams es una herramienta que integra en un entorno de colaboración online, las principales herramientas de Ms Office 365 y de comunicación, tales como chats, redes sociales y Skype. Una gran herramienta tanto para estudiar como para trabajar desde casa.

 

Hoy en día la tecnología permite que no tengamos por qué acudir necesariamente a las oficinas o centros de trabajo y podamos trabajar con nuestros equipos y grupos en remoto.

 

Crisis como el COVID-19 han acelerado la revolución digital. La situación actual nos ha llevado, por obligación, a afinar los procesos para conseguir nuestros objetivos de empresa teletrabajando.

 

 

De esta forma trabajamos en equipo, en una zona común en la nube, aunque estemos distribuidos geográficamente separados.

 

 

Si cualquier persona, se añade al equipo, podrá ver el historial de cada conversación generada en torno a un documento.

 

Microsoft Teams es una gran herramienta tanto para el teletrabajo como para el tele-aprendizaje, numerosas instituciones educativas lo utilizan como apoyo a sus programas formativos presenciales.

 

Dentro de su método de trabajo se busca la simplificación de tareas y optimizar nuestro tiempo de trabajo.

 

 

 

La función videollamada de Teams es muy avanzada, ofrece una gran estabilidad y sencillez de uso, además de útiles herramientas como el desenfoque de fondo (evita distracciones), incluso dispone de una función de subtítulos en directo (con capacidad de traducción en vivo a diferentes idiomas, genial !).

 

Disponible tanto como Web APP como Aplicación de escritorio, incluye las siguientes funcionalidades:

 

  • Permite enviar mensajes, chats, vídeo llamadas, para usuarios de Office 365.

 

  • Trabajar con documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y hojas de Excel.

 

  • Pizarra digital, permite resaltar y dibujar en tiempo real conceptos.

 

    • La herramienta reservas permite programarlas.
    • Podemos compartir los documentos necesarios para la reunión.

 

  • Acceso a los contactos de nuestras redes sociales, como Linkedin.

 

 

    • Si teletrabajas sigue unas pautas básicas de seguridad. Por ejemplo, no utilices aplicaciones de descarga de aplicaciones P2P. Pues este tipo de aplicativos pueden extraer información de tu equipo / empresa.

 

    • Quizá una de las ventajas respecto a sistemas personales de comunicación, es que al tratarse de una herramienta profesional, estemos más protegidos a ataque del tipo phishing.

 

  • Disponible en 53 idiomas.

 

 

Si instalas la aplicación de escritorio de Teams, al abrirla, entrarás de forma directa a la reunión (el punto fuerte de Teams).

 

Una vez dentro disponemos de utilidades para poder comunicarnos de manera ordenada, como por ejemplo, la función levantar la mano la cual activa una señal visual.

 

Las reuniones pueden ser grabadas, para visionarlas después o para que tengan acceso el personal que no ha podido asistir.

 

Además, siempre lo tendremos disponible a través del navegador, lo que permite acceder con cualquier dispositivo conectado.

 

En caso de no disponer temporalmente de conexión a Internet, se guarda en caché y se emite nada más recuperarla.

 

Puede parecer que Teams aún no ha llegado de forma masiva a las empresas, sobre todo a las Pymes, pero ya en 2019 329.000 organizaciones lo utilizaban, entre las que se encuentran 93 empresas pertenecientes a la lista Fortune 100 mundial !

 

 

Conceptos básicos y primeros pasos con Ms Teams.

 

Recomendamos ver la introducción a Microsoft Teams en Youtube por la empresa tecnológica Everis:

 

 

Crear un equipo en Teams: Para ello vamos al botón inferior izquierdo, Unirse a un equipo o crear uno nuevo …

 

 

Para unirse a un equipo hay que disponer de un código.

 

Para crear un nuevo equipo, podemos Generar un equipo desde cero o crear desde Office 365. Los equipos pueden ser Privados, Públicos, o de acceso a toda una Organización. Tan fácil como escoger el tipo de acceso, asignar un nombre y agregar a miembros.

 

Cada miembro tendrá acceso en base a su perfil de Office 365 y en función del rol que le asignemos en un grupo, usuario o administrador.

 

Utiliza la función Who de Teams para ver el perfil de los asistentes, más info en https://support.office.com/.

 

El flujo de trabajo básico en Teams es 1º) compartimos un archivo y 2º) lo comentamos en equipo.

 

En las siguientes unidades vamos a estudiar como …

 

  • Borrar historial.
  • Borrar chats.
  • Blackboard.
  • Compartir pantalla.
  • Crear equipos y reuniones.
  • Cambiar fondo.
  • Difuminar fondo

 

 

APPs que complementan a Teams.

 

Uno de los grandes complementos de Teams es Planner:

 

Guía rápida Microsoft Planner

 

Otra APP que podemos añadir a Teams es Stream, videoconferencias con funcionalidades sociales y de colaboración:

 

Guía rápida de Microsoft Stream

 

 

 

📈 La productividad en teletrabajo no tiene porque descender.

 

Para muchas empresas e instituciones puede resultar desorientador cambiar el paradigma presencial al trabajo o estudio en remoto. Sin embargo, es una tendencia que irá a más debido a las ventajas que nos ofrece.

 

Crisis como la provocada por el virus COVID-19 están acelerando la implantación de este tipo de soluciones integradas de trabajo en remoto, debido a la importancia de quedarse en casa por la salud de todos.

 

 

Mantén a raya a los ladrones de tiempo !

 

  1. Evita interrupciones.

  2. No pierdas tiempo buscando información.

  3. ¿Para qué mantener reuniones ineficientes?

  4. No más confusiones con las versiones de los archivos.

 

Seguro que le sacarás partido a las siguientes guías, con muchos más consejos para ser productivo trabajando y estudiando en remoto …

 

Guía rápida del teletrabajo

 

Manuales gestión del tiempo

 

 

 

Funcionamiento

Características más importantes.

 

  • Las reuniones en linea, es la base, su potencia llega a hacer posible charlas a grandes audiencias. Podríamos incluso crear eventos online (10.000 asistentes aprox.).

 

  • Las notificaciones prioritarias avisan de temas urgentes.
    • Todas las notificaciones se pueden establecer en Configuración.
    • Se utiliza la @ para citar a un compañero o equipo. Cuando se cita a una persona recibe un aviso.

 

  • Los anuncios nos permiten destacar noticias importantes dentro de un canal.

 

  • Publicación en varios canales de manera simultánea.
    • Moderación del canal por parte de los administradores.

 

  • Mensajes a determinados perfiles que cumplan una función (colectivos).

 

  • Confirmación de lectura en los chats (estilo Whatsapp).

 

  • Programación de turnos.

 

  • Reloj de fichar para el control de turnos.
    • Una característica curiosa, es que, se puede limitar geográficamente la posibilidad de fichar.

 

 

Operativa básica: Primeros pasos …

 

Sobre el grupo de trabajo creado, pulsamos con el botón derecho del ratón y veremos las opciones de:

 

  • Cómo registrarse.
  • Ver todos los participantes. Ocultar usuarios.
  • Administrar equipo:
    • Agregar miembro.
    • Invitados.
    • Eliminar equipo.
  • Organizar reuniones.
  • Agregar canal.
  • Abandonar y Editar equipo.
  • Obtener vínculo.
  • Administrar etiquetas.
  • Estado ausente.
  • Hacer llamada grupal.
  • Live events.
  • Limite de personas.
  • Quitar cámara (reunirse sin vídeo).
  • Grabar reuniones.
  • Traductor. Poner subtítulos.
  • Configuración (settings).
  • Los bots de conversación en docs.microsoft.com.

 

Resolución de problemas.

 

  • No reconoce el micrófono (microphone not working).
  • No reconoce la webcam (camera not working).

 

 

De cada canal, podremos …

  • Ver las notificaciones del canal.
  • Anclar.
  • Administrar canal.
  • Obtener la dirección de correo.
  • Obtener vínculo del canal.
  • y Conectores.

 

Los canales, son “temas, áreas, proyectos, …” donde intervienen un nº determinado de miembros. Al canal General tienen acceso todos.

 

Enlaces relacionados.

 

 

  • Un gran sitio que recopila la experiencia de usuario de Microsoft Teams es User Feedback Forum.

 

 

Descarga de Microsoft Teams.

 

 

 

  • Teams para Mac.

 

  • Microsoft Teams y Outlook.

 

  • Microsoft teams y planner.

 

  • Microsoft Teams y Google drive.

 

 

Requisitos de instalación de Ms Teams en docs.microsoft.com y periodo de prueba (trial).

 

 

Software alternativo:

 

  • Trello.
  • Slack.
  • Google Meet.
  • Zoom Meetings & Chat.
  • Cisco Webex Meetings.
  • Discord.
  • Asana.

 

 

 

 

 

Videotutoriales de Ms Teams

Videotutoriales de Ms Teams:

 

Recopilación de enlaces a vídeos de Ms Teams, para ver mas ejemplos de aplicaciones de uso …

 

 

 

 

Bibliografía relacionada:

 

Libro Microsoft Teams

Mastering Microsoft Teams: End User Guide to Practical Usage, Collaboration, and Governance por Apress. 

 

“¿Necesita aprender a usar Microsoft Teams? ¿Se pregunta cómo impulsar la adopción del usuario, gobernar el contenido y administrar el acceso para la implementación de sus equipos?

 

De cualquier manera, Dominar Microsoft Teams es su punto de partida para aprender todo lo que necesita saber para tener éxito con Microsoft Teams.

 

El nuevo software de colaboración basado en chat de Microsoft tiene muchas características ricas que permiten a los equipos ser más eficientes y ahorrar tiempo y recursos valiosos. Sin embargo, como con todo el software, hay una curva de aprendizaje y dificultades que deben evitarse.

 

Comience aprendiendo los componentes principales y los casos de uso para los equipos.

 

A partir de ahí, los autores lo guían a través de ideas para crear planes de gobierno y adopción que tengan sentido para su organización o cliente.

 

Termine con una comprensión de las características y servicios en progreso, y una hoja de ruta hacia el futuro del producto.

 

Lo que aprenderás:

 

  • Implemente, use y administre equipos de Microsoft.
  • Comprenda cómo Teams impulsa la productividad y el compromiso al combinar la funcionalidad de Microsoft Groups, SharePoint, OneDrive, Outlook y otros servicios en una ubicación.
  • Gobierna, explica y usa equipos en tu organización.
  • Conozca las trampas a evitar que pueden crear desafíos en el uso de los equipos.
  • Familiarícese con la funcionalidad y los componentes de Teams a través de tutoriales, incluidas las oportunidades para automatizar los procesos comerciales.

 

Para usuarios desde nivel básico de ofimática. Para aprovechar al máximo el libro, es útil una comprensión básica de Office 365 y una suscripción, incluida una licencia de Microsoft Teams.”

 

 

1119660556

Microsoft Teams For Dummies por Wiley John + Sons.

 

“Millones de personas acceden a Microsoft Teams todos los días para ayudar con la colaboración necesaria para realizar el trabajo. Ese número continúa creciendo gracias a las innumerables herramientas de comunicación para trabajar con asociados dentro y fuera de su organización.

 

Este libro le dará una visión imprescindible sobre el chat, el intercambio de archivos, la organización de equipos, el uso de la comunicación por vídeo y más.

 

También verá cómo debe hacer las cosas, con recomendaciones e ideas de mejores prácticas para integrar Microsoft Teams en sus flujos de trabajo existentes.

 

Aprenda cómo usarlo y configure su interfaz. Comuníquese mediante chat y video chat, dentro y fuera de su organización. Integrelo con otras aplicaciones de Ms Office para una colaboración sin problemas.

 

El espacio de trabajo compartido de Microsoft puede ayudarle a colaborar y mantenerse conectado con las personas y los archivos que necesita, ya sea que esté en su escritorio o fuera de ella.”

 

 


📄 Notas:

 

  • Recuerda que los vídeos en inglés de Youtube puede subtitularse al español.

 

  • En este enlace tienes numerosos ejemplos y tips para sacar el máximo partido a Ms Teams cuando trabajas o estudias en remoto https://pulse.microsoft.com/.

Un comentario sobre «Tutorial Microsoft Teams»

  • Ramiro dice:

    En Madrid se va a usar Teams en todas las escuelas y universidades por coronavirus. Vamos a intentar salvar el curso con apps como esta.

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