Distribuir un proyecto con Outlook

Distribuir un archivo de proyecto.

Project permite crear listas de distribución a partir de los contactos de Ms Outlook, y enviar a los miembros un proyecto en un solo paso. La lista de distribución se guarda en el proyecto, y estará siempre disponible para realizar envíos.

Para configurar la lista de distribución:

  • Accede al menú Archivo / Enviar a / Destinatario de lista de distribución.
  • En el cuadro de diálogo que se abre pulsa el botón Dirección.
  • En la siguiente ventana se mostrarán los contactos de Outlook. Puedes seleccionar los nombres de los destinatarios y agregarlos pulsando el botón Para….  Cuando tengamos seleccionados todos los destinatarios hay que hacer clic en Aceptar.

Configurar la lista de distribución Ms Project

  • Una vez que hemos agregado a los destinatarios es posible ordenarlos pulsando los botones con las flechas.
  • En el cuadro Asunto, podemos añadir el asunto del mensaje.
    Y en el cuadro Texto del mensaje, podemos escribir la información que deseamos transmitir a los destinatarios.
  • En el cuadro Distribuir a destinatarios, tenemos dos opciones,
    • Secuencialmente: Para distribuir el proyecto uno a uno.
    • Simultáneamente: Para realizar el envío a todo los miembros de la lista de distribución al mismo tiempo.
      Si marcamos la casilla de verificación Volver al finalizar, recibiremos el archivo cuando el último destinatario de la lista de distribución haya finalizado.
  • Si marcamos Con seguimiento recibiremos una notificación cuando un destinatario recoja el mensaje.
  • Para enviar el archivo a los destinatarios debemos pulsar el botón Distribuir.
  • También tenemos la opción de guardar la lista de distribución con el archivo de proyecto pulsando el botón Agregar lista, y podemos realizar el envío más tarde.

Guardar la lista de distribución en Project

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Más información sobre listas de distribución, Project & Outlook:

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