Tutorial Microsoft Access 2016

b_accessEstás ante el tutorial online Word 2016 que podrás seguir de forma totalmente gratuita desde tu dispositivo con conexión a Internet y dónde podrás estudiar y organizar la realización del mismo a tu ritmo.

Comprobarás a lo largo de este tutorial que esta nueva versión ha cambiado poco respecto a la versión anterior 2013 resultando válidos los mismo procedimientos que ya veníamos realizando en Word 2013.

Metodología de estudio.

  1. Pulsa en cada enlace para ver el contenido teórico de cada unidad didáctica.
  2. Cada unidad incluye ejercicios y prácticas para realizar en tu propio equipo.
  3. Al final de cada unidad podrás realizar un autocontrol a través de un test online que medirá el grado de conocimientos adquiridos.

Índice de contenidos:

INTRODUCCIÓN

OPERATIVA BÁSICA

RECURSOS EXTERNOS

NIVELES AVANZADOS

SOFTWARE ALTERNATIVO

DESCARGA EL MANUAL COMPLETO EN PDF

Presentación.

apuntes_accessA continuación mostramos una introducción básica a Ms Access 2016 que contiene referencias a enlaces y descargas gratis de manuales y tutoriales que hemos seleccionado de Internet. Este tutorial no pretende sustituir a ningún libro simplemente es una guía de ayuda para acercar a sus lectores al manejo del gestor de bases de datos relacionales Access en su versión 2016.

Tanto si es la primera vez que utilizas este gestor de bases de datos como si eres usuario de anteriores versiones encontrarás interesante nuestra recopilación que reúne todas las novedades de Ms Access 2016. Esta guía se desarrollarán contenidos desde el nivel básico hasta el avanzado.

Para esta versión 2016 de Access encontramos pocas novedades y muchas mejoras de las herramientas y funciones existentes. Pasemos a estudiarlas:

1.- Introducción.

Ms Access 2016 ha renovado en su interfaz pero además presenta una novedad muy potente, la creación de un nuevo tipo de bases de datos para crear aplicaciones web a través de SharePoint (aplicación que permite la creación de portales web de colaboración tanto para Internet como intranets). Eso sí, para crear éstas aplicaciones web necesitaremos un sitio web en un servidor local de SharePoint o bien una suscripción a Office 365. Las aplicaciones Access se crean y modifican en Office 2016 y se pueden consultar y actualizar a través de cualquier navegador.

Se mantiene la compatibilidad con bases de datos realizadas en anteriores versiones y se amplía a la base de datos SQL de Windows Azure (un servicio de base de datos relacional online).

Vista rápida sobre el entorno de trabajo de Ms Access:

En esta página web oficial se explica con mayor profundidad el proceso para disponer de bases de datos online junto al resto de novedades. También puedes consultar como crear una aplicación web de Access en la web msdn.microsoft.com y crear una aplicación de Access en support.office.com.

Por otro lado, en este vídeo puedes ver cómo funcionan las Web App de Access por Asif Rehmani European SharePoint Community (en inglés).

2.- Novedades de Ms Access.

Estamos ante una nueva generación de bases de datos para navegador (aplicaciones) web que permiten almacenar datos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet a una base de datos SQL.

✔ Nuevas plantillas de aplicaciones y tablas

✔ Nuevos menús y paneles de información contextual que dan un nuevo aspecto a Access. Ahora la información es más accesible desde una misma pantalla.

✔ Compartir datos con seguridad a través SharePoint.

✔ Soporte técnico online y presencial.

Puedes ampliar ésta información en Novedades de Access 2016 y Novedades para desarrolladores de Access.

NotasLos requisitos mínimos del sistema (hardware y software) son los propios de Ms Office 2016. Está disponible en versiones de 32 bits y de 64 bits dentro de la suite Office 2016.

3.- Primeros pasos: La pantalla de inicio.

Al iniciar Access 2016 por primera vez aparecerá la página de introducción, donde encontramos una serie de plantillas clasificadas por categorías que permiten crear bases de datos disponibles inmediatamente. Sólo tenemos que escoger una, y hacer clic sobre ella.

intro_access2013

Captura de pantalla – Clic para ampliar

4.- Conceptualización.

Ms Access 2016 es un Sistema Gestor de Bases de datos que organiza la información en base a tablas relacionales.  Mostramos un ejemplo en el esquema E/R (Entidad / Relación) inferior:

ejemplobbdd

Diagrama ERD – Clic para ampliar

Esta forma de organizar la información se hace para evitar redundancias y para evitar errores por campos vacíos o inconsistencias de la información respecto a lo que supondría almacenar la información en una única tabla.

5.- Plantillas y asistentes.

En Archivo / Nuevo podrás utilizar una plantilla para no comenzar tu base de datos desde cero. Access 2016 incluye a modo de plantillas diversas bases de datos de ejemplo listas para ser utilizadas como están o modificarlas según nuestras necesidades. Son un buen comienzo para familiarizarse con la aplicación:

base_ejemplo

Clic para ampliar

Sí el icono de la plantilla incluye un icono del mundo, significa que la plantilla es para la web y requiere un servidor Sharepoint.

6.- Pasos para diseñar la BB.DD. desde cero:

6.1 Determinar su finalidad y cómo se va a utilizar:

En esta fase hay que recoger información con entrevistas con los usuarios que utilizarán la base de datos. Hay que pensar en las preguntas que debe responder la base de datos. Reunir los formularios e impresos que se utilizan actualmente para registrar los datos.

Escoger entre implementar una aplicación de Access (ver creación de una aplicación de Access), o una base de datos de escritorio.

Crear el esquema Entidad – Relación: Se crea el Esquema Conceptual de la Base de Datos (diagrama E-R). Este paso previo nos sirve para organizar la información que queremos representar en la Base de datos y para garantizar el buen funcionamiento y fácil mantenimiento de la misma. Es necesario identificar las tablas que alberguen el mínimo de información, evitando la redundancia y duplicidades, que hagan el sistema fácil de utilizar y mantener y que sea flexible al crecimiento.

Implementar la estructura de la Base de datos: Crear la tablas relacionadas en Access, tipos de datos, etc.

6.2 Crear la interfaz de usuario:

  • Diseño de formularios (entradas).
  • Diseño de informes (salidas).
  • Sistema de navegación (menús, panel de control, etc.). Considera si se van a utilizar dispositivos táctiles.

Para realizar un buen diseño de base de datos, es importante desarrollar el esquema conceptual de la base de datos denominado Esquema Entidad-Relación.

  • Este paso previo nos sirve para organizar la información que queremos representar en la Base de datos y garantizar el buen funcionamiento y fácil mantenimiento de la misma.
  • Es necesario crear tablas que alberguen el mínimo de información, evitando la redundancia y duplicidades, que hagan el sistema fácil de utilizar y mantener y que sea flexible al crecimiento.

Observa el siguiente ejemplo: Imagina que queremos diseñar una base de datos para un taller de automóviles y queremos almacenar los clientes del taller y los vehículos que tiene cada cliente:

esquema3

(Clic sobre la imagen para ampliar)

Nota: Puedes ampliar información sobre conceptos básicos del diseño de una base de datos Access 2016 en el enlace support.office.com.

7.- Objetivos y habilidades básicas para dominar Access 2016.

Estos son nuestros objetivos y habilidades propuestas para dominar Ms Access  2016 a un nivel básico-intermedio:

7.1 Objetivos.

  • Familiarizarse con el entorno de trabajo de la aplicación Access 2016.
  • Crear bases de datos sencillas y manipular e introducir datos.
  • Crear consultas sencillas y formularios e informes con el asistente.

7.2 Habilidades básicas recomendadas:

a. Conocer la interfaz Access 2016, con su cinta de opciones. Panel de exploración y la barra de herramientas de acceso rápido. Crear bases de datos a través de una plantilla y crear una base de datos desde cero.

b. Diseñar tablas y relaciones. Insertar datos, manejar los distintos tipos de datos, propiedades, relaciones e integridad referencial.

c. Trabajo con tablas: Añadir y eliminar campos, añadir y eliminar registros, buscar registros. Orden, filtros (por selección, por formulario y avanzados). Fuentes, anchura y altura, impresión y publicación.

d. Consultas: Asistentes y Vistas, ejecutar y criterios, campos calculados y generador de expresiones.

e. Formularios y su personalización, Asistentes de Access 2016. Vistas, editar datos y autoformato. Publicación en línea.

f. Implementar informes a través de los asistentes y desde cero.

h. Cálculo  y transformación de datos.

i. Realizar Macros VBA en Access.

j. Copias de seguridad: Mantenimiento, reparación y optimización. Importación y exportación de tablas y datos.

k. Seguridad y políticas de acceso. Cifrado.

8.- Recopilación de tutoriales en Internet de Access 2016.

guias_de_internet150Destacamos éstos excelentes manuales y tutoriales sobre Ms Access. Están ordenados por mayor desarrollo del tema:

8.1 Teoría sobre fundamentos de diseño de bases de datos relacionales.

Tenemos numerosos libros sobre fundamentos y diseño de bases de datos que vienen muy bien para el trabajo previo a la implementación de cualquier base de datos relacional, ya sea para un pequeño proyecto en Access o en bases de mayor rendimiento y capacidad.

Podrás dominar aspectos sobre cómo diseñar correctamente un sistema de información. Política de accesos (usuarios). Esquemas Entidad-Relación. Introducción al lenguaje de las consultas de bases de datos SQL. Estructuras de intercambio de datos XML. Nosotros hemos seleccionado para ello los siguientes documentos gratuitos:

8.2 Videotutoriales de Youtube.

videotutoriales150Muy recomendables para los niveles de iniciación para familiarizase con el manejo de la interfaz y procesos:

  • Curso de Access 2013 Básico (Aplicable a 2016). Introducción de Francisco Javier Araya Hernández (No trata aspectos ni funcionalidades del nuevo Access 2016)

8.3 Versiones antiguas de manuales y vídeos pero aún válidas en muchos aspectos:

8.4 Tutoriales gratis de Ms Access en inglés:

  1. Blog oficial blogs.office.com/b/microsoft-access/.
  1. Tutorial de Access en gcflearnfree.org.
  1. quackit.com/microsoft_access/tutorial/ (Nivel básico).
  1. Database Fundamentals (Curso avanzado).

8.5 Bibliografía recomendada (papel/PDF)

  • Fundamentos de las Bases de Datos Relacionales. Mc Graw Hill. Explicado con lenguaje claro y sencillo.Google eBooks

9.- Foros, redes sociales y comunidades de usuarios.

foros_redessocialesLos foros de Access son en general un excelente recurso para resolver dudas concretas y sobretodo tener acceso a casos prácticos:

  • Foro de Ms Access y VBA en mvp-access.com/foro/. Recomendado para niveles intermedios-avanzados, incluye otros apartados como, ofertas de cursos, links a páginas relacionadas no comerciales, funciones y mercado laboral para programadores.
  • En access-facil.foroactivo.com nos animan a participar en su comunidad plateando dudas concretas de nuestros proyectos para buscar soluciones. Se complementa con todo lo relacionado con Ms Office.
  • elguruprogramador.com.ar/foros/access es un foro dentro de un portal de temática mayor que abarca diversos campos en la programación y administración de sistemas. Quizás encuentres ideas y temas inéditos.

10.- Referencias para niveles avanzados.

Las extensiones para desarrolladores de Access 2016 nos permiten generar y distribuir aplicaciones de bases de datos con sistemas de control de código fuente. Incluye plantillas de bases de datos.
Los usuarios que no tengan instalada la versión completa de Access 2016 necesitan instalar el complemento Runtime de Access 2016.
Para crear una base de datos online con Ms Access 2013 necesitaremos disponer del servicio Ms SharePoint a través del servicio Office 365 o bien a través de una instalación local. Para instalar SharePoint en un servidor local en modo desarrollo. Necesitaremos habilitar:

Nota: Más información en el enlace msdn.microsoft.com.

10.1 Funciones comunes utilizadas en expresiones de Ms Access.

Referencias a las funciones comunes de Access agrupadas por tipos, Incluimos los enlaces a la página de Soporte de Microsoft dónde se puede ampliar información sobre la sintaxis, comentarios e incluso ejemplos de código.

11. Licencias Ms Access 2016.

Todo tipo de licencias en microsoftstore.com. Office 2016 para PYMEs, para Hogar, Estudiantes, Mac, tablets, diferentes combinaciones y packs.

B011N73X8O
Microsoft Office Home & Business 2016. Suite de Programas Para Windows, Inglés, Medialess de Microsoft Software. Vendido y enviado por Amazon.

B011N7884S
Microsoft Office Home & Student 2016. Suite de Programas para Windows, Inglés, Medialess de Microsoft Software.

B015QZAEMC
Microsoft Office Professional 2016. Suites de programas (1280 x 800 Píxeles, Plurilingüe, Electronic Software Download (ESD), DirectX 10, Windows 8, Windows 10 Education, Windows 8 Enterprise, Windows 10 Education x64, Windows 7 Home Basic, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012) de Microsoft Software.

B014R8F104
Microsoft Office Home & Student 2016 for Mac. Suites de programas (Intel, 1280 x 800 Píxeles, ENG, Electronic Software Download (ESD), Mac OS X 10.10 Yosemite) de Microsoft Software.

Nota: El enlace a la tienda oficial para la compra de Access es microsoftstore.com.

12.- Alternativas a Ms Access.

13. Bibliografía recomendada Ms Access 2016.

B019PGPOWI
Access 2016 Paso a Paso de Handz Valentin. Tienda Kindle. Es un manual muy economico y muy completo ya que es la actualización de una serie anterior. Incluye numerosas prácticas descritas paso a paso. Incluye la descarga de ejercicios y plantillas para practicar.

 

B018UGOAKQ
Access 2016 Bible de Michael Alexander. Es un texto muy completo. Puedes consultar algunas páginas del manual en la Tienda Kindle.
Resumen del índice de contenidos: Access Tables. Importing and Exporting Data. Linking to External Data. Access Queries. Analyzing & Transforming Data in Access. Calculations and Dates. Performing Conditional Analyses. The Fundamentals of Using SQL. Subqueries and Domain Aggregate Functions. Running Descriptive Statistics in Access. Working with Access Forms and Reports. Creating Basic Access Forms. Working with Data on Access Forms. Working with Form Controls.
Presenting Data with Access Reports. Advanced Access Report Techniques. Access Programming Fundamentals. Macros VBA. Understanding the Access Event Model. Debugging Access Applications. Advanced Access Programming Techniques. Accessing Data with VBA Code. Advanced Data Access with VBA. Customizing the Ribbon. Preparing Your Access Application for Distribution. Access and Windows SharePoint Services. Integrating Access with SharePoint. Deploying Access Applications to SharePoint. Página de descargas con los archivos de ejemplo y prácticas del libro wiley.com.

 

B019HEJ3IY
Diseño y administración de bases de datos con ACCESS 2016 / 2013 / 2010 de LIBROS TÉCNICOS. Tienda Kindle. Nivel avanzado.Desarrolla el diseño y administración de bases de datos relacionales. Profundiza en el Lenguaje de Definición de Datos DLL utilizado para crear, alterar o borrar objetos de base de datos, como por ejemplo esquemas, tablas, columnas, vistas y secuencias. Como ejemplos característicos tenemos las sentencias, instrucciones o comandos CREATE, ALTER y DROP. Profundiza en el Lenguaje de Modificación de Datos DML cuyas sentencias son utilizadas en la interrogación y manipulación de datos en esquemas ya existentes. Como ejemplos característicos tenemos las sentencias SELECT, INSERT, UPDATE y DELETE.

El libro incluye al final del desarrollo teórico multitud de ejemplos resueltos para ACCESS 2016 pero compatibles con las versiones 2013 y 2010.

 

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Bases de Datos Relacionales ACCESS 2016/2013/2010 AVANZADO LIBROS TÉCNICOS. Tienda Kindle.
“Es posible guardar los archivos de Access en OneDrive o en el sitio de la organización para poder compartirlos. También es posible trabajar junto a otros usuarios en el mismo archivo, al mismo tiempo. Access 2016 tiene todas las funciones y características de versiones anteriores y ninguna de las características o funcionalidades existentes en versiones previas están obsoletas. Access 2016 tiene la misma apariencia de 2013 con un borde más colorido. Para el trabajo habitual nada es esencialmente nuevo y el trabajo es similar. Este libro profundiza en el lenguaje SQL de Access para la administración y gestión de bases de datos relacionales.”

 

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Microsoft Access 2016 Programming by Example: With VBA, XML, and ASP de Julitta Korol. … dirigido a no programadores para que puedan crear bases de datos desde cero, paso a paso. Enseña varias técnicas de programación. Con más de 275 ejemplos prácticos y 10 proyectos.

“Access users can quickly build database solutions with DAO and ActiveX Data Objects (ADO); define database objects and manage database security with Structured Query Language (SQL); enhance and alter the way users interact with database applications with Ribbon customizations and event programming in forms and reports; and program Microsoft Access databases for internet access with Active Server Pages (ASP) and Extensible Markup Language (XML). The book, which covers the latest release of Access 2016 and earlier versions, is divided into nine parts (32 chapters) that progressively introduce you to programming Access .mdb and .accdb databases.”

 

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Diseño y administración de bases de datos con ACCESS 2016 / 2013 / 2010 de Libros Técnicos.
“…se centra en las tareas de diseño y administración de las bases de datos relacionales. Se profundiza en el Lenguaje de Definición de Datos DLL (Data Definition Language) cuyas sentencias son utilizadas para crear, alterar o borrar objetos de base de datos, tales como esquemas, tablas, columnas, vistas y secuencias. Como ejemplos característicos tenemos las sentencias, instrucciones o comandos CREATE, ALTER y DROP. También se profundiza en el Lenguaje de Modificación de Datos DML (Data Modification Language) cuyas sentencias son utilizadas en la interrogación y manipulación de datos en esquemas ya existentes. Como ejemplos característicos tenemos las sentencias SELECT, INSERT, UPDATE y DELETE.”

 

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Access 2016 for Dummies (Access for Dummies) de Laurie Ulrich Fuller. Tienda Kindle.
“… guía paso a paso sobre cómo estructurar los datos para que sea útil manipular, editar e importar datos en en una base de datos Access. Escribir y ejecutar consultas para obtener una perspectiva de sus datos, y reportar datos de maneras profesional . Familiarizarse con la jerga de los programadores de bases de datos y crear bbdd que se adapten a sus necesidades. Organizar los datos en tablas y construir formularios de entrada de datos sencillos y usables. Aprender a consultar datos para obtener respuestas correctas.”

 

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Aprender Access 2016 con 100 ejercicios prácticos (APRENDER…CON 100 EJERCICIOS PRÁCTICOS) de MEDIAactive. “Gracias a los 100 ejercicios prácticos que componen este libro, el lector podrá generar sus propias bases de datos incluyendo en ellas todos los objetos de que se componen, de manera que podrá sacar el máximo rendimiento a sus productos. Con este libro: Conocerá la renovada y mejorada vista Backstage, común a todos los programas de la suite Office. Aprenderá a generar una base de datos a partir de cero. Agregará paso a paso tablas, formularios e informes. Generará consultas entre diferentes tablas. Aprenderá a mantener sus bases de datos seguras y sin errores.”

 

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Access 2016 (Manuales Imprescindibles) de Francisco Charte. Todo un clásico actualizado. Este título “Introduce conceptos fundamentales de gestión de bases de datos con Access. Describe las pautas a seguir para la creación de tablas y bases de datos, así como el diseño de formularios, informes y consultas. También enseña a usar las nuevas plantillas para crear aplicaciones Web, además de la integración de Access 2016 con la nube a través de Office 365 SharePoint. Contiene una útil introducción a los lenguajes SQL y Visual Basic y la adaptación del entorno de Access a cualquier necesidad.” Enlace a los ejemplos del libro: anayamultimedia.es.

En el caso de que tengáis alguna duda en particular podéis dejarlas en el apartado Comentarios al pie de página e intentaremos resolverlas entre todos.

Descarga gratis este tutorial en formato PDF:

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9 respuestas a: “Tutorial Microsoft Access 2016”

    • Tutor

      Gracias Arturo, efectivamente el enlace del manual de Access 2016 no funciona, lo revisaremos para ver qué ocurre y si no volvemos a subir el PDF.

      Responder
    • Tutor

      Hola Ana María, podéis copiar esta misma web a Word, es el manual que de momento está disponible. Trabajamos para ampliarlo y pasarlo a PDF en breve. Os avisamos por el Facebook. Saludos!!!

      Responder
  1. Magda

    Busco plantilla para llevar una base de datos de gestión del personal en access. Vacaciones, puestos desempeñados y demás aspectos del C.V., salarios, …

    Responder

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