Tutoriales y manuales gratis de Ms Access 2013

Índice de contenidos:

b_accessINTRODUCCIÓN

OPERATIVA BÁSICA

RECURSOS EXTERNOS

NIVELES AVANZADOS

SOFTWARE ALTERNATIVO

DESCARGA EL MANUAL COMPLETO EN PDF

Presentación.

apuntes_accessA continuación mostramos una introducción básica a Ms Access 2013 que contiene referencias a enlaces y descargas gratis de manuales y tutoriales que hemos seleccionado de Internet.

Tanto si es la primera vez que utilizas este gestor de bases de datos como si eres usuario de anteriores versiones encontrarás interesante nuestra recopilación que reúne todas las novedades de Ms Access 2013. Ésta guía se desarrolla desde el nivel básico hasta el avanzado:

1.- Introducción.

Ms Access 2013 ha renovado en su interfaz pero además presenta una novedad muy potente, la creación de un nuevo tipo de bases de datos para crear aplicaciones web a través de SharePoint (aplicación que permite la creación de portales web de colaboración tanto para Internet como intranets). Eso sí, para crear éstas aplicaciones web necesitaremos un sitio web en un servidor local de SharePoint 2013 o bien una suscripción a Office 365. Las aplicaciones Access se crean y modifican en Office 2013 y se pueden consultar y actualizar a través de cualquier navegador.

Se mantiene la compatibilidad con bases de datos realizadas en anteriores versiones y se amplía a la base de datos SQL de Windows Azure (un servicio de base de datos relacional online).

Vista rápida sobre el entorno de trabajo de Ms Access:

En esta página web oficial se explica con mayor profundidad el nuevo proceso para disponer de bases de datos online junto al resto de novedades. También puedes consultar como crear una aplicación web de Access en la web msdn.microsoft.com y crear una aplicación de Access en support.office.com.

Por otro lado, en este vídeo puedes ver cómo funcionan las Web App de Access por Asif Rehmani European SharePoint Community (en inglés).

2.- Novedades de Ms Access 2013.

Estamos ante una nueva generación de bases de datos para navegador (aplicaciones) web que permiten almacenar datos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet a una base de datos SQL.

✔ Nuevas plantillas de aplicaciones y tablas

✔ Nuevos menús y paneles de información contextual que dan un nuevo aspecto a Access. Ahora la información es más accesible desde una misma pantalla.

✔ Compartir datos con seguridad a través SharePoint.

✔ Soporte técnico online y presencial.

Puedes ampliar ésta información en:

NotasLos requisitos mínimos del sistema (hardware y software) son los propios de Ms Office 2013. Está disponible en versiones de 32 bits y de 64 bits dentro de la suite Office 2013.

3.- Primeros pasos: La pantalla de inicio.

Al iniciar Access 2013 por primera vez aparecerá la página de introducción, donde encontramos una serie de plantillas clasificadas por categorías que permiten crear bases de datos disponibles inmediatamente. Sólo tenemos que escoger una, y hacer clic sobre ella. Si no localizamos alguna que se ajuste más o menos a nuestro proyecto podemos seguir buscando en la base de datos online de Microsoft.

intro_access2013

Captura de pantalla – Clic para ampliar

Siempre que necesitemos una plantilla de base de datos podemos localizarla en Archivo / Nuevo. Algunas plantillas de bases de datos requiere que iniciemos sesión y que Habilitemos el contenido aceptando la advertencia de seguridad de la Barra de mensajes en caso de confiar en el origen del archivo.

Si por el contrario queremos empezar desde cero vamos Nuevo / Base de datos de escritorio en blanco, indicamos el nombre de la base de datos, indicamos una ubicación y pulsamos en Crear. De esta manera podremos diseñar una a una las tablas (Ficha Crear / Tabla), consultas (para consultar, agregar, eliminar o modificar datos), formularios e informes.

Gracias a las funciones ADO es sencillo compartir datos entre las aplicaciones de Office, para ello vasta con copiar y pegar. Por ejemplo podemos pasar fácilmente datos desde Excel a tablas de Access. Alternativamente también podemos importar desde la ficha Datos externos / grupo Importar y vincular*.

Notas: Cuando tenemos tablas vinculadas aparece marcadas por un icono de flecha. Esto quiere decir que los datos se visualizan como una vista en Access pero realmente se encuentran en un origen de datos , como por ejemplo un fichero de Excel o una lista en Sharepoint.

4.- Conceptualización.

Ms Access 2013 es un Sistema Gestor de Bases de datos que organiza la información en base a tablas relacionales.  Mostramos un ejemplo en el esquema E/R (Entidad / Relación) inferior:

ejemplobbdd

Diagrama ERD – Clic para ampliar

Ésta forma de organizar la información se hace para evitar redundancias y para evitar errores por campos vacíos o inconsistencias de la información respecto a lo que supondría almacenar la información en una única tabla.

5.- Plantillas y asistentes.

En Archivo / Nuevo podrás utilizar una plantilla para no comenzar tu base de datos desde cero. Access 2013 incluye a modo de plantillas diversas bases de datos de ejemplo listas para ser utilizadas como están o modificarlas según nuestras necesidades. Son un buen comienzo para familiarizarse con la aplicación:

base_ejemplo

Clic para ampliar

Sí el icono de la plantilla incluye un icono del mundo, significa que la plantilla es para la web y requiere un servidor Sharepoint.

5.1 Herramientas de la base de datos.

En la ficha Herramientas para bases de datos podemos:

  • Compactar y reparar base de datos.
  • Abrir las herramientas de programación VBA (macros).
  • Gestionar las relaciones y dependencias del objeto.
  • Analizar: Documentador de la base de datos, Analizar rendimiento y Analizar tabla asistente que a partir de una tabla detecta datos duplicados y organiza la información de diversas tablas para poder crear una base de datos relacional. La tabla original se guarda como backup.
  • SQL Server, Bases de datos de Access y SharePoint.
  • Para finalizar tenemos el grupo de herramientas Complementos.

6.- Pasos para diseñar la BB.DD. desde cero:

6.1 Determinar su finalidad y cómo se va a utilizar:

En esta fase hay que recoger información con entrevistas con los usuarios que utilizarán la base de datos. Hay que pensar en las preguntas que debe responder la base de datos. Reunir los formularios e impresos que se utilizan actualmente para registrar los datos.

Escoger entre implementar una aplicación de Access 2013 (ver creación de una aplicación de Access), o una base de datos de escritorio.

Crear el esquema Entidad – Relación: Se crea el Esquema Conceptual de la Base de Datos (diagrama E-R). Este paso previo nos sirve para organizar la información que queremos representar en la Base de datos y para garantizar el buen funcionamiento y fácil mantenimiento de la misma. Es necesario identificar las tablas que alberguen el mínimo de información, evitando la redundancia y duplicidades, que hagan el sistema fácil de utilizar y mantener y que sea flexible al crecimiento.

Implementar la estructura de la Base de datos: Crear la tablas relacionadas en Access, tipos de datos, etc.

6.2 Crear la interfaz de usuario:

  • Diseño de formularios (entradas).
  • Diseño de informes (salidas).
  • Sistema de navegación (menús, panel de control, etc.). Considera si se van a utilizar dispositivos táctiles.

Para realizar un buen diseño de base de datos, es importante desarrollar el esquema conceptual de la base de datos denominado Esquema Entidad-Relación.

  • Este paso previo nos sirve para organizar la información que queremos representar en la Base de datos y garantizar el buen funcionamiento y fácil mantenimiento de la misma.
  • Es necesario crear tablas que alberguen el mínimo de información, evitando la redundancia y duplicidades, que hagan el sistema fácil de utilizar y mantener y que sea flexible al crecimiento.

Observa el siguiente ejemplo: Imagina que queremos diseñar una base de datos para un taller de automóviles y queremos almacenar los clientes del taller y los vehículos que tiene cada cliente:

esquema3

(Clic sobre la imagen para ampliar)

Nota: Puedes ampliar información sobre conceptos básicos del diseño de una base de datos Access 2013 en el enlace support.office.com.

7.- Objetivos y habilidades básicas para dominar Access 2013.

Estos son nuestros objetivos y habilidades propuestas para dominar Ms Access  2013 a un nivel básico-intermedio:

7.1 Objetivos.

  • Familiarizarse con el entorno de trabajo de la aplicación Access 2013.
  • Crear bases de datos sencillas y manipular e introducir datos.
  • Crear consultas sencillas y formularios e informes con el asistente.

7.2 Habilidades básicas recomendadas:

a. Conocer la interfaz Access 2013, con su cinta de opciones. Panel de exploración y la barra de herramientas de acceso rápido. Crear bases de datos a través de una plantilla y crear una base de datos desde cero.

b. Diseñar tablas y relaciones, insertar datos, dominar los tipos de datos, propiedades, relaciones e integridad referencial.

c. Trabajo con tablas: Añadir y eliminar campos, añadir y eliminar registros, buscar registros. Orden, filtros (por selección, por formulario y avanzados). Fuentes, anchura y altura, impresión y publicación.

d. Consultas: Asistentes y Vistas, ejecutar y criterios, campos calculados y generador de expresiones. Implementar cualquier tipo de consultas: De selección, de parámetros o totales. De referencias cruzadas, de actualización, de eliminación o para anexar datos.

e. Formularios y su personalización, Asistentes de Access 2013. Vistas, editar datos y autoformato. Publicación en línea.

f. Implementar informes a través de los asistentes y desde cero.

h. Cálculo  y transformación de datos.

i. Realizar Macros VBA en Access.

j. Copias de seguridad: Mantenimiento, reparación y optimización. Importación y exportación de tablas y datos.

k. Seguridad y políticas de acceso. Cifrado.

8.- Recopilación de tutoriales en Internet de Access 2013.

guias_de_internet150Destacamos éstos excelentes manuales y tutoriales sobre Ms Access. Están ordenados por mayor desarrollo del tema:

8.1 Teoría sobre fundamentos de diseño de bases de datos relacionales.

Tenemos numerosos libros sobre fundamentos y diseño de bases de datos que vienen muy bien para el trabajo previo a la implementación de cualquier base de datos relacional, ya sea para un pequeño proyecto en Access o en bases de mayor rendimiento y capacidad.

Podrás dominar aspectos sobre cómo diseñar correctamente un sistema de información. Política de accesos (usuarios). Esquemas Entidad-Relación. Introducción al lenguaje de las consultas de bases de datos SQL. Estructuras de intercambio de datos XML. Nosotros hemos seleccionado para ello los siguientes documentos gratuitos:

8.2 Videotutoriales de Youtube.

videotutoriales150Muy recomendables para los niveles de iniciación:

8.3 Versiones antiguas de manuales y vídeos pero aún válidas en muchos aspectos:

8.4 Tutoriales gratis de Ms Access en inglés:

  1. Blog oficial blogs.office.com/b/microsoft-access/.
  1. Access 2010 en gcflearnfree.org/access2010.
  1. quackit.com/microsoft_access/tutorial/ (Nivel básico).
  1. Database Fundamentals (Curso avanzado)

8.5 Bibliografía recomendada (papel/PDF)

  • Fundamentos de las Bases de Datos Relacionales. Mc Graw Hill. Explicado con lenguaje claro y sencillo.
Títulos relevantes
8441534497

 

Access 2013 (Manuales Imprescindibles) de Francisco Charte. Un guía muy completa utilizada en muchos colegios y universidades como texto de referencia. Resumen del índice de contenidos: Conceptos en la creación de bases de datos relacionales, tablas, campos, keys, relaciones, diseño de formularios, informes y consultas, plantillas para aplicaciones web, integración de Access 2013 con la nube con Office 365 SharePoint. Página con los ejemplos del libro anayamultimedia.es.

 

8441534322

 

Access 2013 (Guías Prácticas) de Julián Casas. Es una guía de bolsillo para niveles de iniciación escrita de manera directa y breve. Se acompañan capturas de pantalla.
8441534012

 

Access 2013 (Paso A Paso) de Joyce Cox. La colección paso a paso toca todos los aspectos de la aplicación además de explicarla a través de ejemplos y prácticas ilustradas. Resumen del índice de contenidos: Analizar todos los elementos de una base de datos. Conceptos de diseño e integridad de datos. Crear bases de datos, tablas y formularios sencillos. Mostrar información y crear informes. Descarga ejemplos del libro en anayamultimedia.es.

 

B00F636WQM

 

Access 2013 (manual práctico y paso a paso) (Office 2013)  de Selección_digital. Tienda Kindle.
B01CIBBTQ2

 

Access 2013 de Fernando Morán Flores. Tienda Kindle.
2746086395

 

Access 2013 de Vv.Aa. Muy completo.
2746087162

 

Access 2013. Funciones Avanzadas de Vv.Aa.
2746086417

 

VBA Access 2013. Programar en Access de Michele Amelot. Para niveles avanzados.
2746089491

 

VBA Access 2013. Creación de aplicaciones profesionales. Ejercicios y Soluciones de Henri Laugié Thierry Marian. Para niveles avanzados. Resumen del índice de contenidos: Procedimientos y funciones. Variables y constantes. Estructuras de control. Tablas. Programación con objetos. Cuadros de diálogo. Formularios de datos. Controles. Consultas. Objetos de datos. Informes. Interacciones Pack Office / API de Windows. Crear y proteger una aplicación VBA de Access. Web donde consultar un extracto del libro ediciones-eni.com.

 

Google eBooks

9.- Foros, redes sociales y comunidades de usuarios.

foros_redessocialesLos foros de Access son en general un excelente recurso para resolver dudas concretas y sobretodo tener acceso a casos prácticos:

  • Foro de Ms Access y VBA en mvp-access.com/foro/. Recomendado para niveles intermedios-avanzados, incluye otros apartados como, ofertas de cursos, links a páginas relacionadas no comerciales, funciones y mercado laboral para programadores.
  • En access-facil.foroactivo.com nos animan a participar en su comunidad plateando dudas concretas de nuestros proyectos para buscar soluciones. Se complementa con todo lo relacionado con Ms Office.
  • elguruprogramador.com.ar/foros/access es un foro dentro de un portal de temática mayor que abarca diversos campos en la programación y administración de sistemas. Quizás encuentres ideas y temas inéditos.

10.- Referencias para niveles avanzados.

Para crear una base de datos online con Ms Access 2013 necesitaremos disponer del servicio Ms SharePoint a través del servicio Office 365 o bien a través de una instalación local.

Instalar SharePoint en un servidor local en modo desarrollo. Necesitaremos habilitar:

Nota: Más información en el enlace msdn.microsoft.com.

Proyecto de trabajo en conjunto de Ms Office365 y Ms SharePoint.

10.1 Funciones comunes utilizadas en expresiones de Ms Access.

Referencias a las funciones comunes de Access agrupadas por tipos, Incluimos los enlaces a la página de Soporte de Microsoft dónde se puede ampliar información sobre la sintaxis, comentarios e incluso ejemplos de código.

11.- Descargas, licencias y pruebas de evaluación.

Actualmente la versión de prueba se corresponde con la última versión disponible 2016 no pudiéndose obtener para la versión 2013 en modo de prueba.

La web de acceso a la página de compra de licencias de Access 2013 en products.office.com/access

Licencias en Amazon

B009SPJ88S

 

Microsoft Access 2013, x32/64, 1u, ENG. Software de base de datos (x32/64, 1u, ENG, 1 usuario(s), 3000 MB, 1024 MB, 1 GHz, ENG) vendida por Microsoft GmbH.
B00A754OQE

 

Microsoft Access 2013 x32/64, Sngl, DEU. Software de base de datos (Sngl, DEU, 1 usuario(s), 3000 MB, 1024 MB, 1 GHz, DEU) vendida por Microsoft.
B00A2IM0Z8

 

Microsoft Office Professional 2013. Suites de programas (PC, DEU, Windows 7 Home Basic, Windows 7 Home Basic x64, Windows 7 Home Premium, Windows 7 Home Premium x64,) de Microsoft Software.

12.- Alternativas a Ms Access.

Descarga gratis este tutorial en formato PDF:

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11 respuestas a: “Tutoriales y manuales gratis de Ms Access 2013”

  1. Mitula

    Gracias por su orientación en la materia. Estoy diseñando mi primera base de datos con Access y me resulto interesante y práctica su entrada.

    Responder
  2. Leire

    Hola mi pregunta va en el sentido de que nunca he utilizado Access y de sobra es conocido que es la herramienta para la creación de bases de datos, lo que ocurre es que con las nuevas características avanzadas de Excel ¿Es tan necesario crear las bases de datos siempre en Access? es que veo que es una aplicación mucho más complicada. Gracias por su tiempo, espero haberme explicado bien.

    Responder
    • Tutor

      Hola Leire gracias por compartir. Muchas aplicaciones de listas de datos puedes llevarlas en Excel de manera eficaz, lo que ocurre es que cuando crecen demasiado en complejidad o datos, o bien van lentas o se vuelven inmanejables. Es cierto no obstante que utilizar Access por primera vez se hace cuesta arriba, pero puedes probar modificando alguna de las plantillas de ejemplo. Espero haberte ayudado, saludos!!!

      Responder
  3. Hilario Azkarate

    Estoy intentando buscar un manual basico de access 2013 con ejercicios.Me podriais decir si existe alguno para poder aprender y practicar. ¿De donde lo puedo descargar?
    Gracias

    Responder
  4. Tutor

    Hola Hilario, documentos gratuitos:

    PDF: Fundamentos de la base de datos de la Universidad de Granada en PDF.
    PDF: El Modelo de Datos Entidad-Relación de la Universidad de Sevilla en cs.us.es.
    PDF: Tema: “CREACIÓN DE BASE DE DATOS Y FORMULARIOS CON MICROSOFT ACCESS 2013” de la Universidad Don Bosco en udb.edu.sv.
    PDF: Cuaderno práctico de Aplicaciones informáticas. Universidad de Cádiz en udb.edu.sv. 113 páginas. Aunque el texto es de 2004 es válido para posteriores versiones de Access pues trata sobre los fundamentos.

    También me parece buena opción por algo más de 7 € este excelente libro: Access 2013. Funciones Básicas en Amazon

    Responder
  5. Ignacio Morente

    Busco info sobre vincular un control a un campo en access, como usar cuadros combinados en formularios, cómo se utiliza el generador de expresiones. Todo los relacionado con formularios de access.

    Responder

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