Ventajas de trabajar en la nube con Office 365

Microaprendizaje / Tiempo de lectura: 3 minutos

Tutorial Office 365

Ms Office 365 es la evolución del Office de escritorio tradicional a la nube. Con el podemos disponer de las aplicaciones locales de toda vida pero ampliadas con las funcionalidades distribuidas del esquema cliente-servidor.

 

Ahora se puede trabajar tanto en local con o sin conexión, y en red desde cualquier dispositivo con Ms Office Apps.

 

 

Con las nuevas funciones de almacenamiento y trabajo en grupo a través de Internet se potencia el trabajo colaborativo y se depuran los procesos productivos.

 

Se mejoran de forma continua las aplicaciones existentes y no paran de incorporarse nuevas herramientas adicionales. Como por ejemplo: Yammer, Planner, Delve, Sway, Teams, Seguridad y cumplimiento, el Centro de Administración de usuarios, …

 

 

Las aplicaciones que componen Ms Office 365

 

 

Como decimos, esta funcionalidad de operar con una aplicación en la «nube», en conexión con servidores online de Office 365, conlleva numerosos beneficios respecto a las anteriores versiones locales o de escritorio:

 

  • Sincronización de cuentas en diversos terminales (tablets, móviles, portátiles, equipos de escritorio, …)

 

  • Actualización permanente de los aplicativos que componen la suite ofimática sin tener que preocuparnos de nada (el fabricante se encarga de ello).

 

  • Seguridad ante la pérdida de datos. Como por ejemplo, por rotura de discos duros o extravíos de terminales.
    • Lo que supone un gran ahorro en mantenimiento para nuestro departamento o servicio de IT.
    • De hecho Office 365 ha sido pensado para ser administrado por usuario con conocimientos básicos, de manera que sea sencillo administrar los permisos de acceso y gestionar la información.
    • Del resto como decimos ya se ocupa Microsoft, que además ofrece un servicio de soporte técnico, sobre todo para la instalación inicial (te llaman inmediatamente nada más darte de alta y se hacen cargo de tu caso con ayuda y asesoramiento).

 

  • Ubicuidad de nuestros contenidos. Disponibles desde cualquier dispositivo (incluyendo móviles) y la posibilidad de trabajar en grupo con usuarios autorizados.

 

  • Mejora de la funcionalidad de las aplicaciones respecto a las de escritorio.
    • En Outlook.com por ejemplo, podemos sincronizar cuentas de correo electrónico y compartir calendarios fácilmente (sin necesidad de instalar Ms Exchange o Sharepoint).
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    • Es posible utilizar un dominio propio como alias en nuestros emails.
    • Guardar los archivos adjuntos recibidos a OneDrive* con solo un clic. Además lo tenemos disponible como APP tanto para iOS como para Android.

 

  • Conferencias en línea disponibles, que ahorran tiempo, evitan gastos y desplazamientos. Permitiendo el trabajo en grupo a través de Internet de manera natural e integrada con el entorno de trabajo. 
    • Los asistentes llaman a la reunión (conferencia de audio) sin necesidad de licencia ni tener que configurar nada. (Este servicio no es gratuito, tiene un coste por conexión).

 

  • Publicar nuestra web en conexión con nuestro Office para editar contenidos y compartir archivos a través de una extranet segura (versión PYME).
    • Si necesitamos compartir archivos con terceros externos a nuestra empresa que no dispongan de licencias de suscripción a Office 365 necesitaremos hacerlo a través de SharePoint Online.

 

 

 

En definitiva, podemos trabajar en el mismo documento dondequiera que se encuentren los miembros de un equipo y además, disponer de herramientas de comunicación inmediatas.

 

 

 


Notas: Microsoft aún ofrece licencias de escritorio en su versión Ms Office 2019, pero los planes de futuro es migrar completamente al modelo en la nube de Office 365.

 

Office 365 no es especialmente caro para el valor que aporta. Puedes encontrar planes de suscripción a Ms Office 365 desde 12 $ / € aprox. para un único usuario pero con acceso a 5 dispositivos.

 

 

 

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