Protección de hojas, guardado e impresión de libros en Excel 2010

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Protección de Hojas

En este capítulo veremos como asignar a un libro una contraseña de apertura, y cómo proteger dentro del libro hojas completas o celdas.

Contraseña de apertura

Para impedir que otras personas abran o modifiquen un libro de Excel podemos establecer una contraseña de apertura:

En la ficha Archivo, escoge la opción Información y haz clic en el botón Proteger libro, y escoge la opción Cifrar con contraseña:

proteger

Escribe una contraseña en el cuadro Cifrar documento.

cifrar

A continuación Excel solicitará que repitamos la contraseña.
Guarda el libro.

Para probar el funcionamiento, puedes cerrar el libro y volver a abrirlo. Excel solicitará la contraseña para poder ver el archivo.

contras


Nota: Si utilizas una contraseña guárdala en un lugar seguro, o no podrás recuperar el contenido de la hoja de cálculo.. Para que la contraseña sea segura debe tener una longitud mínima de 8 caracteres, y debe contener mayúsculas, minúsculas, numeros, y algún carácter especial. Por ejemplo: Mghj%71A.

Guardar el Libro

guardarPara guardar un archivo hacemos clic en Archivo y, a continuación, en Guardar. Por defecto se guardará como un archivo de Excel con la extensión xlsx. Para guardar el libro como otro tipo de archivo, tendremos que escoger la opción Guardar como.

En el cuadro Nombre de archivo, escribe un nombre nuevo para el archivo
En la lista Guardar como tipo podemos seleccionar distintos formatos de archivo.

Para finalizar hacemos clic en Guardar.

comprobador

Si guardamos un archivo con el formato antiguo, por ejemplo Libro de Excel 97- 2003 se abre el comprobador de compatibilidad que indica si alguna de las características de la versión 2007 no es compatible con la versión que escogemos.

Por ejemplo, si aplicamos un formato condicional con Barras de datos y después guardamos el archivo con formato de Excel 97-2003, el comprobador de compatibilidad nos indica que las versiones anteriores de Excel no tienen la opción de Barras de datos.

Impresión del libro

En versiones anteriores de Excel, era necesario ir a la vista preliminar para revisar la hoja de cálculo antes de imprimir. Ahora gracias a la vista Diseño de página, se pueden realizar modificaciones y ver el libro en pantalla tal y como se imprimirá, además de poder realizar cambios en los márgenes, encabezado y pie de página, etc.

En la ficha Vista / opción Diseño de página, podemos ver el libro tal y como se imprimiría y realizar modificaciones de última hora:

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Una vez revisado el aspecto, para imprimir el libro haz clic en el botón de Office y escoge la opción Imprimir, o Impresión rápida. También podemos acceder desde este menú a la Vista Preliminar.

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