Manuales y tutoriales de Ms Visio 2016

Tutorial Visio

Índice de contenidos.

  1. Introducción.
  2. Tipos de diagramas.
  3. Flujo de trabajo.
  4. Fichas y menús.
  5. Impresión, copiado y pegado.
  6. Enlaces a manuales en Internet.
  7. Bibliografía.
  8. Licencias y descargas.
  9. Requisitos mínimos del sistema.
  10. Alternativas BPMN.

 

1.- Introducción.

Ms Visio 2016 es un paquete gráfico perteneciente a la suite ofimática Ms Office 2016 que permite realizar gráficos y diagramas de trabajo de manera asistida. Su gran utilidad es ayudarnos a simplificar grandes cantidades de información en sencillos esquemas.

 

Resulta muy apropiado para la elaboración de procedimientos de trabajo, tales como las normas de calidad, planos para organizarnos, todo tipo de organigramas, diagramas de decisión (algoritmo), etc.

 

1.1 Desarrollo de versiones y características.

Visio es un software maduro, que consta de más de 15 años de desarrollo y que lo largo de los años ha ido incorporando nuevas bibliotecas de símbolos y conectores para diagramas.

 

La primera versión que se incorporó como integrante del paquete Ms Office Profesional fue la 2003 y se ha mantenido y desarrollado a través de las versiones 2007, 2010, 2013 hasta la actual 2016.

 

La misión de Visio es asistirnos en la realización de diagramas. Para ello incluye elementos prediseñados orientados a crear conexiones. Características como la alineación automática, los diagramas iniciales prediseñados y las plantillas, efectos y colores en iconos, temas y las notaciones estándar. Los consejos y trucos contextuales también ayudan a ello.

 

Podemos crear diagramas dinámicos con la vinculación de datos con Excel. Ejemplo: Dibujo de Visio conectado a datos en un elemento web de SharePoint en support.office.com.

 

En las versiones de Office 365 (online), disponemos de ventajas adicionales como el control de versiones, el acceso simultáneo a un diagrama desde varios equipos y usuarios, la compatibilidad con dispositivos móviles y disponer siempre de las últimas actualizaciones.

 

2.- Tipos de diagramas.

Visio es compatible con estándares de la industria como BPMN 2.0, UML 2.4, IEEE y Windows Workflow 4.0.

  • Diagramas de flujo o Flujogramas. Sintetizan grandes cantidades de información en esquemas de decisión inequívocos. Ejemplo: Los Diagramas BPMN (Business Process Model and Notation / Modelo y Notación de Procesos de Negocio). Puedes ampliar información y consultar ejemplos sobre esta metodología en wikipedia.org.
  • Diagramas de flujo de datos. Para explicar cómo son procesados los datos por un sistema. Los diagramas de flujo de trabajo, suponen un gran ahorro de costes al evitar errores y pérdidas de tiempo. Resultan ideales para comunicar y perfeccionar procesos.
  • Diagramas de Gantt, para la comunicación de gestión de proyectos y organización de tiempo y recursos. Su utilidad es comunicar de forma visual la previsión de tiempo invertido en realizar tareas y finalizar proyectos. Lógicamente dependerá de variables como los plazos disponibles, los recursos empleados y la secuencia de tareas.

 

En este enlace se explica como realizar diagrama en modo colaborativo support.office.microsoft.com.

 

Nota: A partir de la versión 2013 de Visio los ficheros están basados en el estándar XML, esta característica nueva hace que determinados ficheros creados con la versión 2013 o posteriores no puedan abrirse en versiones anteriores.

 

Por la misma razón al abrir un fichero de una versión anterior a 2013 algunas de las nuevas características de Visio se desactivarán para mantener la compatibilidad.

 

3.- Flujo de trabajo.

La metodología de trabajo es muy sencilla:

  1. Primero se colocan las formas de los esquemas en la hoja de trabajo, simplemente seleccionando y arrastrando. Disponemos de opciones de espaciamiento y alineación automáticas.
  2. Posteriormente se conectan a través de flechas o líneas de manera asistida.
  3. Finalmente podemos girar las formas, situarlas y/o agregarles texto; como por ejemplo en un flujograma o en un organigrama.

 

Realizar un flujograma desde Visio es muy sencillo pues todas las formas para crear los diagramas se agrupan por categorías (Galerías de símbolos) y además tienen a su lado una descripción explícita de su uso.

 

En la zona izquierda de la pantalla de aplicación tenemos fijada la ventana Formas desde la cual tendremos acceso a las galerías de símbolos. Estas están organizadas en categorías:

 

Mis formas. Diagrama de flujo. Extras de Visio. General. Ingeniería. Mapas y planos de planta. Negocios. Program. Red. Software y base de datos. Para mostrarlas basta con desplegar el menú Más formas y seleccionar una galería determinada: Visio permite la creación de subprocesos y la aplicación de reglas de validación.

 

4.- Fichas y menús.

  • Archivo
    • Información, Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como…, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta y Opciones.
  • Inicio
    • Portapapeles, Fuente, Párrafo, Herramientas, Estilos de forma, Organizar y Edición.
  • Insertar
    • Páginas, Ilustraciones, Partes de diagrama, Vínculos y Texto.
  • Diseño
    • Configurar página, Temas, Variantes, Fondos y Diseño.
  • Datos 
    • Datos externos, Mostrar datos y  Mostrar u ocultar ventanas de formas y datos externos.
  • Proceso
    • Subproceso, Validación de diagrama, Flujo de trabajo de Sharepoint.
  • Revisar
    • Revisión, Idioma, Comentarios e Informes.
  • Vista
    • Mostrar, Zoom, Ayudas visuales, Ventana y Macros.

 

5.- Impresión, copiado y pegado.

Los dibujos generados pueden exportarse al formato natural de Visio o a un documento estándar tipo PDF.

 

También por ejemplo, con la integración de Visio en cualquier otra aplicación Ms Office. Podemos insertar los esquemas generados en documentos de Office como los de Ms Word. De esta manera y gracias a los vínculos OLE podemos editarlos más tarde en caso de ser necesario.

 

Se recomienda utilizar la vista preliminar antes de imprimir cualquier esquema de Visio para asegurarnos del ajuste del esquema al tipo de documento respetando sus márgenes.

 

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6.- Referencias a manuales gratuitos en Internet:

 

 

7.- Bibliografía relacionada.

De momento no encontramos demasiados títulos actualizados de Visio 2016:

 

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Microsoft Visio 2016 Step By Step (Step By Step Microsoft) de Scott A. Helmers. “La forma rápida de aprender Microsoft Visio 2016! Esto es un aprendizaje fácil. Obtenga más resultados rápidamente con Visio 2016.

Lecciones rápidas y capturas de pantalla coloridas le muestran exactamente qué hacer, paso a paso. Obtener resultados más rápidos con diagramas de inicio. Diagrama de procesos, organizaciones, redes y centros de datos. Añadir estilos, colores y temas.

Mejorar diagramas con visualizaciones orientadas a datos. Enlace a fuentes de datos externas, sitios web y documentos. Añadir estructura a diagramas con Contenedores, listas y menús. Validar diagramas de flujo, diagrama de flujo y BPMN. Colaborar y publicar con Visio Services y Microsoft SharePoint 2016. Busque solo las tareas y lecciones que necesita.”

 

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Mastering Data Visualization with Microsoft Visio Professional 2016 de David Parker. Tienda Kindle.

“Microsoft Visio Professional es una aplicación de visualización de datos que es utilizada por muchos sectores diferentes del mercado y muchos departamentos diferentes para representar visualmente la información, desde la infraestructura de red hasta los organigramas, desde los diagramas de proceso hasta los diseños de oficina.

 

Comenzando con una breve introducción a Visio Professional 2016 y luego pasando al almacenamiento de datos, vinculando datos a formas y trabajando con SQL Server para crear una base sólida. Luego cubriremos temas como actualizar datos, trabajar con datos geográficos, trabajar con varios gráficos y diagramas, entre otros. Por último, descubrirá cómo implementar plantillas personalizadas, plantillas y código.

 

Lo que vas a aprender en este libro: Agregar datos externos de una variedad de fuentes de datos. Representar información con gráficos de datos. Crear formas personalizadas de datos. Exportar datos desde diagramas estructurados. Presentar gráficos de información a usuarios que no sean de Visio. Automatizar las visualizaciones de datos. Desarrollar plantillas personalizadas y código para otros.”

 

8.- Licencias Visio 2016.

Sorprende el elevado precio que actualmente tiene una licencia Visio 2016 que entendemos no está justificada respecto a sus mejoras. En nuestra evaluación no hemos observado cambios significativos en sus funcionalidades respecto a anteriores versiones.

 

8.1- Licencias Visio 2016 en Amazon.

 

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Microsoft Visio Standard 2016. Licencias y actualizaciones (ENG, Windows 10 Education, Windows 10 Education x64, Windows 10 Enterprise, Windows 10 Enterprise x64, Wi, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2008 R2 x64, Windows Server 2012, Windows Server 2012 x64).

 

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Visio Standard 2016, 1u de Microsoft. Vendido y enviado por PC Imagine.

 

Notas:

  • Visio 2016 también está disponible con todas funcionalidades también online a través de una suscripción a Office 365.

 

9.- Requisitos mínimos del sistema.

Para instalar Visio 2016 en nuestro ordenador y que vaya fluido necesitaremos:

  • Disponer de Windows 7 SP1 o superior. Un procesador de de 1 GHz compatible con SSE2 o superior. Memoria RAM de 2 GB, Disco duro con 3 GB de espacio de almacenamiento disponible para la instalación. Una pantalla con una resolución mínima de 1280 x 800 y los drivers para gráficos DirectX 10 instalados.

 

Revisa que la versión de Visio 32 o 64 bits coincida con la de tu procesador. Algunas funcionalidades precisan de conexión a Internet además de una cuenta de usuario de Microsoft y el alta en servicios como Onedrive o Sharepoint. Navegador web actualizado.

 

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10.- Alternativas BPMN.

  • Diagramly, es una aplicación online que permite grabar los diagramas creados en un disco duro local o en la nube.

 

Notas: Actualizamos este tutorial libre constantemente, agradecemos tu apoyo y compresión. En el caso de que tengáis alguna duda en particular podéis dejarlas en el apartado Comentarios al pie de página e intentaremos resolverlas entre todos.

 

Más enlaces sobre Visio 2016:

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