Distribuir un proyecto con Outlook

Distribuir un proyecto con Outlook

Cómo podemos distribuir un archivo de proyecto con Outlook.

 

Project permite crear listas de distribución a partir de los contactos de Ms Outlook, y enviar a los miembros un proyecto en un solo paso. La lista de distribución se guarda en el proyecto, y estará siempre disponible para realizar envíos.

 

Para configurar la lista de distribución:

 

  • Accede al menú Archivo / Enviar a / Destinatario de lista de distribución.
  • En el cuadro de diálogo que se abre pulsa el botón Dirección.
  • En la siguiente ventana se mostrarán los contactos de Outlook. 
  • Puedes seleccionar los nombres de los destinatarios y agregarlos pulsando el botón Para….  Cuando tengamos seleccionados todos los destinatarios hay que hacer clic en Aceptar.

 

Configurar la lista de distribución Ms Project

 

  • Una vez que hemos agregado a los destinatarios es posible ordenarlos pulsando los botones con las flechas.
  • En el cuadro Asunto, podemos añadir el asunto del mensaje.
  • Y en el cuadro Texto del mensaje, podemos escribir la información que deseamos transmitir a los destinatarios.
  • En el cuadro Distribuir a destinatarios, tenemos dos opciones,
    • Secuencialmente: Para distribuir el proyecto uno a uno.
  •  
    • Simultáneamente: Para realizar el envío a todo los miembros de la lista de distribución al mismo tiempo.
  •  
    • Si marcamos la casilla de verificación Volver al finalizar, recibiremos el archivo cuando el último destinatario de la lista de distribución haya finalizado.

 

  • Si marcamos Con seguimiento recibiremos una notificación cuando un destinatario recoja el mensaje.
  • Para enviar el archivo a los destinatarios debemos pulsar el botón Distribuir.
  • También tenemos la opción de guardar la lista de distribución con el archivo de proyecto pulsando el botón Agregar lista, y podemos realizar el envío más tarde.

 

Guardar la lista de distribución en Project

 

Índice de contenidos Tutorial Ms Project … 

 

Más información sobre listas de distribución, Project & Outlook:

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