Manuales y tutoriales de Ms Visio 2013

Microaprendizaje / Tiempo de lectura: 9 minutos

Índice de contenidos:

 

1. Introducción.
2. Tipos de diagramas.
3. Flujo de trabajo con Visio.
4. Descripción de Fichas y menús.
5. Incrustar objetos e imprimir.
6. Novedades.
7. Referencias a manuales en Internet.
8. Requisitos mínimos recomendados.
9. Descargas y versiones de evaluación.
10. Software alternativo.

 

1.- Introducción.

Ms Visio es un paquete gráfico perteneciente a la suite ofimática Ms Office que permite realizar gráficos y diagramas de trabajo de manera asistida. Su gran utilidad es ayudarnos a simplificar grandes cantidades de información en sencillos esquemas.

 

Resulta muy apropiado para la elaboración de procedimientos de trabajo, tales como las normas de calidad, planos para organizarnos, todo tipo de organigramas, diagramas de decisión ( algoritmo ), etc.

 

 

1.1 Desarrollo de versiones y características.

Visio es un software maduro, que consta de más de 15 años de desarrollo y que lo largo de los años ha ido incorporando nuevas bibliotecas de símbolos y conectores para diagramas.

 

La primera versión que se incorporó como integrante del paquete Ms Office Profesional fue la 2003 y se ha mantenido y desarrollado a través de las versiones 2007, 2010, 2013 hasta la actual 2016.

 

La misión de Visio es asistirnos en la realización de diagramas. Para ello incluye elementos prediseñados orientados a crear conexiones. Características como la alineación automática, los diagramas iniciales prediseñados y las plantillas, efectos y colores en iconos, temas y las notaciones estándar. Los consejos y trucos contextuales también ayudan a ello.

 

Podemos crear diagramas dinámicos con la vinculación de datos con Excel. Ejemplo: Dibujo de Visio conectado a datos en un elemento web de SharePoint en support.office.com.

 

En las versiones 365 (online), disponemos de ventajas adicionales como el control de versiones, el acceso simultáneo a un diagrama desde varios equipos y usuarios, la compatibilidad con dispositivos móviles y disponer siempre de las últimas actualizaciones.

 

 

2.- Tipos de diagramas.

Visio es compatible con estándares de la industria como BPMN 2.0, UML 2.4, IEEE y Windows Workflow 4.0.

• Diagramas de flujo o Flujogramas. Sintetizan grandes cantidades de información en esquemas de decisión inequívocos. Ejemplo: Los Diagramas BPMN (Business Process Model and Notation / Modelo y Notación de Procesos de Negocio). Puedes ampliar información y consultar ejemplos sobre esta metodología en wikipedia.

• Organigramas, ideales para reflejar la estructura de mandos dentro de una organización.

• Planos de vivienda y diseños de oficina, que nos ayuden con la disposición de elementos, optimizar espacio y plasmar nuestras ideas de organización.

• Diagramas de lluvias de ideas. Ideales para buscar soluciones entre miembros de un equipo de trabajo.

• Diagramas de bloques, muy utilizado para describir el funcionamiento interno de un sistema.

• Diagramas de flujo de datos. Para explicar cómo son procesados los datos por un sistema. Los diagramas de flujo de trabajo, suponen un gran ahorro de costes al evitar errores y pérdidas de tiempo. Resultan ideales para comunicar y perfeccionar procesos.

• Diagramas de Gantt, para la comunicación de gestión de proyectos y organización de tiempo y recursos. Su utilidad es comunicar de forma visual la previsión de tiempo invertido en realizar tareas y finalizar proyectos. Lógicamente dependerá de variables como los plazos disponibles, los recursos empleados y la secuencia de tareas.

• Escala de tiempo y todo tipo de diagramas profesionales.

 

Incluye extensas librerías con objetos gráficos listos para insertar. En el siguiente vídeo tienes una vista previa de las distintas plantillas que incluye Visio 2013:

 

 

«Las aplicaciones de Ms Office 2013 han sido pensadas para ayudarnos en nuestro trabajo ofimático.»

 

Nota: A partir de la versión 2013 de Visio los ficheros están basados en el estándar XML, esta característica nueva hace que determinados ficheros creados con la versión 2013 o posteriores no puedan abrirse en versiones anteriores.

Por la misma razón al abrir un fichero de una versión anterior a 2013 algunas de las nuevas características de Visio se desactivarán para mantener la compatibilidad.

 

 

3.- Flujo de trabajo.

La metodología de trabajo es muy sencilla:

• Primero se colocan las formas de los esquemas en la hoja de trabajo, simplemente seleccionando y arrastrando. Disponemos de opciones de espaciamiento y alineación automáticas.

• Posteriormente se conectan a través de flechas o líneas de manera asistida.

• Finalmente podemos girar las formas, situarlas y/o agregarles texto; como por ejemplo en un flujograma o en un organigrama.

 

Realizar un flujograma desde Visio es muy sencillo pues todas las formas para crear los diagramas se agrupan por categorías (Galerías de símbolos) y además tienen a su lado una descripción explícita de su uso.

 

 

En la zona izquierda de la pantalla de aplicación tenemos fijada la ventana Formas desde la cual tendremos acceso a las galerías de símbolos. Estas están organizadas en categorías:

 

Mis formas. Diagrama de flujo. Extras de Visio. General. Ingeniería. Mapas y planos de planta. Negocios. Program. Red. Software y base de datos.

 

Para mostrarlas basta con desplegar el menú Más formas y seleccionar una galería determinada:

Notas: Visio permite la creación de subprocesos y la aplicación de reglas de validación.

 

4.- Fichas y menús.

• Archivo
  • Información, Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como…, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta y Opciones.

 

• Inicio
  • Portapapeles, Fuente, Párrafo, Herramientas, Estilos de forma, Organizar y Edición.

 

• Insertar
  • Páginas, Ilustraciones, Partes de diagrama, Vínculos y Texto.

 

• Diseño
  • Configurar página, Temas, Variantes, Fondos y Diseño.

 

• Datos 
  • Datos externos, Mostrar datos y  Mostrar u ocultar ventanas de formas y datos externos.

 

• Proceso
  • Subproceso, Validación de diagrama, Flujo de trabajo de Sharepoint.

 

• Revisar
  • Revisión, Idioma, Comentarios e Informes.

 

• Vista
  • Mostrar, Zoom, Ayudas visuales, Ventana y Macros.

 

 

 

5.- Impresión, copiado y pegado.

Los dibujos generados pueden exportarse al formato natural de Visio o a un documento estándar tipo PDF.

 

También por ejemplo, con la integración de Visio en cualquier otra aplicación Ms Office. Podemos insertar los esquemas generados en documentos de Office como los de Ms Word. De esta manera y gracias a los vínculos OLE podemos editarlos más tarde en caso de ser necesario.

 

Se recomienda utilizar la vista preliminar antes de imprimir cualquier esquema de Visio para asegurarnos del ajuste del esquema al tipo de documento respetando sus márgenes.

 

6.- Novedades.

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• Como novedad en ésta versión 2013 disponemos de nuevas y atractivas formas dinámicas y un mayor tipo de plantillas de esquemas que se ajustan mejor a todo tipo de necesidades. Compatibles con UML y dotadas de acceso a una base de datos que hacen de los diagramas un objeto dinámico.

 

• Efectos y Estilos aplicables a las formas, como nuevos bordes y sombreados, efectos 3D similares a los que encontrados en otras aplicaciones Office 2013.

 

• Vincular formas y objetos con datos en tiempo real.

 

• Nuevos temas que den uniformidad a nuestros trabajos y sigan una misma línea de diseño.

 

• Visio SharePoint Services para el trabajo en grupo a través de la red, supone una nueva y eficaz manera de colaborar. Permite realizar diagramas entre varios miembros de una organización. Incluye un control de cambios e histórico de cambios.

 

• Integración de Visio en Onenote a través del menú Insertar / Esquema Visio.

 

• Verificación de los algoritmos de los flujogramas a través de las reglas de los diagramas de flujo y BPMN 2.0 (Object Management Group Business Process Model and Notation).

 

• Diagramas en modo co-autoría. Más info support.office.microsoft.com.

 

• Vídeo con todas las novedades de Visio 2013 realizado por support.office.com.

 

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7.- Referencias a manuales externos:

Recursos de ayuda oficiales de Microsoft:

• Guía oficial de Visio para principiantes y la Introducción a Visio. Son dos documentos muy ilustrativos sobre el trabajo con Visio y sus conceptos generales. En office.microsoft.com.

 

• Guía de Visio 2010 para principiantes en support.office.com. Breve pero ilustrativa, es aplicable a la versión 2013.

 

• Tareas básicas en Visio. Del soporte de Ms Office ofrece una visión a través de ejemplos sencilla que nos ayuda a comenzar a utilizar Visio de manera lógica.

 

• Vídeo: Novedades de Visio Professional 2013. Recopilación de novedades del equipo de soporte Ms Office.

 

• Guía de inicio rápido de Visio. Guía elaborada por el equipo de soporte técnico de Ms Office.

 

• FAQs sobre Visio 2013. Recopilación de preguntas frecuentes que recoge el equipo de soporte de Ms Office.

 

• Blog oficial de Visio (en inglés). Está en inglés pero es uno de los primeros sitios en publicar novedades y lanzamientos. Así como publicar artículos de calidad inéditos sobre características de Ms Visio.

 

• Curso y manuales en PDF de Visio 2010. Totalmente aplicable a nuevas versiones en Universidad del Cauca en la web univirtual.unicauca.edu.co.

 

Visio 2010 (Guías Prácticas) de Vicente Rubio. Centrado en el desarrollo de procesos que sinteticen ideas en esquemas y los relacione con datos. Es un libro sobre la versión anterior 2010 pero totalmente aplicable a versiones posteriores. Es un texto de referencia muy bien documentado a través de ejercicios prácticos y numerosas ilustraciones.    

 

 

Microsoft Visio 2013 Step By Step (Step by Step Microsoft) by Scott A. Helmers (2-Jun-2013) Paperback. PDF: Microsoft Visio 2013 Step By Step – Ed. Pearson en la web ptgmedia.pearsoncmg.com (esta en inglés). Descarga gratuita de los archivos de práctica del libro en examples.oreilly.com.

 

 

Ms VISIO 2010. Author: Ken McKee [2011] de Ken McKee.

 

 

Microsoft VISIO 2013 Business Process Diagramming and Validation by David J. Parker (28-Nov-2013) Paperback. Es un texto muy interesante para el diseño de procesos de negocio. Incluye ejemplos y esquemas fácilmente adaptables a casos particulares.

 

 

Visio Services Quick Guide: Using Visio with SharePoint 2013 and Office 365 1st edition by Malik, Sahil, Sistla, Srini (2014) Paperback de Sahil, Sistla, Srini Malik.

 

 

Visio 2013 Absolute Beginner’s Guide (Absolute Beginner’s Guides by Alan Wright (29-Jul-2013) Paperback. Guía para principiantes en inglés.

 

 

8.- Requisitos mínimos recomendados.

Requiere Windows Vista o superior. Puedes ampliar esta info y consultar el resto de requerimientos en products.office.com.

 

9.- Descargas, actualizaciones y pruebas de evaluación.

 

• Ms Visio 2013 en el site evalcenter de technet.microsoft.com.

 

• La actualización para Ms Visio 2013 (KB2810008) para 64 bits contiene mejoras de estabilidad y rendimiento. Enlace en microsoft.com.

 

• Si lo que deseas es que tu equipo te avise sobre las actualizaciones periódicas que salgan, tienes que configurar para aceptarlas automáticamente a través del servicio Windows Update. En este enlace se explica cómo activarlo en support.office.com.

 

• Descarga del visor gratuito Visio 2013 Viewer en microsoft.com. Compatible con iExplorer.

 

 

Microsoft Visio Standard 2013, x32/64, 1u, ENG. Software de gráficos (x32/64, 1u, ENG, 1 GHz, 2000 GB, VGA 1024 x 576 px DirectX 10).

 

Visio Std 2010 32-bit/X64 (versión en inglés) Intl DVD.

 

Microsoft Visio Pro, OLP NL, Software Assurance. Academic Edition, 1 license (for Qualified Educational Users only), EN.

 

Microsoft Visio 2007 (PC). Útil para aplicaciones de visio que no requieran de las nuevas funcionalidades en red como las incluidas Office 365 (trabajo colaborativo, almacenamiento en la nube, …).

 

Microsoft Visio Standard 2013, x32/64, PKL, ESP. Software de gráficos (x32/64, PKL, ESP, 1024 MB, 1 GHz, 2000 GB).