Limitaciones en la gestión de proyectos
Los proyectos se enfrentan a limitaciones que pueden poner en peligro la viabilidad de los mismos. Estas limitaciones pueden ser internas como el tiempo, recursos económicos-financieros, humanos o externas como el marco legal, competencia, etc.
Establecidos los objetivos y limitaciones, se realiza un listado con las actividades necesarias para conseguir cada objetivo. Agruparemos las tareas y las incluimos en la programación para determinar qué personas y habilidades necesitaremos.
Project trabaja con dos tipos de recursos:
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Recursos de trabajo: Son las personas que trabajarán en el proyecto.
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Equipamiento: Si el equipamiento que se va a utilizar no tiene ningún coste, quizá no sea necesario agregarlo al proyecto. Pero si por ejemplo necesitamos para el proyecto instalaciones o equipamiento en alquiler, o comprar algún material específico es importante agregarlo al proyecto para que la estimación de los costes sea más real. También puede ocurrir que la utilización del equipamiento determine el comienzo de una tarea.
En Project es posible personalizar el calendario para un recurso determinado, de forma que podamos recoger horarios diferentes, periodos vacacionales, o indicar si un trabajador no está disponible un día determinado porque está ocupado en un proyecto diferente.
Mediante la configuración de los recursos y su asignación a las tareas controlaremos el esfuerzo necesario para realizar el proyecto, y los costes por el uso de estos recursos.
Deadlines
Son plazos en el trabajo son fechas límite para completar una tarea o proyecto. Se utilizan para garantizar que el trabajo se realice a tiempo y dentro del presupuesto. Los plazos pueden ser establecidos por el gerente, el cliente o el propio trabajador.
Los plazos son importantes por varias razones. En primer lugar, ayudan a garantizar que el trabajo se realice a tiempo. Esto es importante para cumplir con los compromisos con los clientes y para evitar retrasos en el proyecto.
En segundo lugar, los plazos ayudan a mantener el trabajo organizado y a evitar que se acumule. En tercer lugar, los plazos pueden ayudar a motivar a los trabajadores a completar el trabajo a tiempo.
Hay varios tipos de plazos en el trabajo. Los plazos absolutos son fechas límite que no se pueden posponer. Los plazos flexibles son fechas límite que se pueden posponer si es necesario. Los plazos de entrega son fechas límite para entregar un producto o servicio. Los plazos de reunión son fechas límite para reunirse con alguien.
Existen varias estrategias para cumplir con los plazos en el trabajo. Una estrategia es dividir el trabajo en tareas más pequeñas y asignar fechas límite a cada tarea. Otra estrategia es establecer prioridades y centrarse en las tareas más importantes primero. También es importante tener en cuenta los factores que pueden retrasar el trabajo, como las reuniones o los tiempos de inactividad del equipo.
Si no cumple con un plazo, es importante comunicarse con su gerente o cliente lo antes posible. Explica por qué no cumpliste con el plazo y haz un plan para cumplirlo. Si es posible, ofrece una solución alternativa.
Consejos para cumplir con los plazos en el trabajo:
- Establece plazos realistas. No establezcas fechas límite demasiado apretadas, ya que esto solo nos llevará a sentirnos abrumados y estresados.
- Haz un plan. Identifica las tareas que necesita completar y establezca fechas límite para cada tarea.
- Divide el trabajo en tareas más pequeñas. Esto hará que el trabajo parezca menos abrumador y te ayudará a mantenerse motivado.
- Establece prioridades. Concéntrate en las tareas más importantes primero.
- Evita las distracciones. Cuando estés trabajando en una tarea, asegúrate de que no haya distracciones que lo distraigan.
- Pide ayuda si la necesitas. No tengas miedo de pedir ayuda a tus compañeros de trabajo o supervisores si te atascas.
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