Tutorial Microsoft Outlook 2016

Índice de contenidos / Visión general:

INTRODUCCIÓN

1. Introducción.

2. Actualizar desde versiones anteriores.

3. Entorno de trabajo.

3.1 Herramientas.

4. Configuración inicial.

5. Asistente personal para todas nuestras comunicaciones.

OPERATIVA BÁSICA

6. Repaso general a las pestañas que Ms Outlook muestra por defectoMejora de la Productividad.

6.1 GESTIÓN EFICAZ DE MS OUTLOOK

7. Mejora de la productividad con Ms Outlook.

INSTALACIÓN Y DESCARGAS

8. Requisitos mínimos para ejecutar Ms Outlook.

8.1 Importación / Exportación.

CONTENIDOS COMPLEMENTARIOS EN INTERNET

9. Descargas y actualizaciones.

10. Contenidos complementariosDescargas.

Videotutoriales de Internet.

Foros y comunidades.

SOFTWARE ALTERNATIVO

11. Clientes de correo alternativos.

ANEXOS Y DESCARGA EL MANUAL COMPLETO EN PDF

12. Operativa avanzada.

13. Bibliografía complementaria.

PÁGINA DE DESCARGA DEL MANUAL.

Presentación.

Similar a la versión anterior, Microsoft Outlook 2016 mejora el rendimiento y simplifica aún más la interfaz. Ms Outlook es un cliente de correo electrónico que integra diversas herramientas de gestión del tiempo y de la información. Actualmente está disponible en el mercado la versión 2016 pero la primera versión es de 1990!

Las versiones en Office, siempre salen un año antes, por ejemplo esta última 2016 es del 2015. Por ejemplo, la versión 2016 estudiada en este tutorial mantiene la cinta de opciones (Ribbon) donde todas las herramientas y grupos se mantienen en su lugar. Por tanto, prácticamente la totalidad de procedimientos operativos del Manual Outlook 2013 son también válidos para esta nueva versión.

Breve historia del desarrollo de Outlook.

El correo electrónico o email comenzó a utilizarse a principios de los años 60 un poco antes de la creación de la Internet pública* tal y como la conocemos. Se trataba de un sistema de envío de mensajes muy limitado pues no permitía enviar a otros dominios. (Seguir leyendo…)

1.- Introducción a Ms Outlook.

Ms Outlook 2016 es un cliente de correo electrónico que integra diversas herramientas de gestión del tiempo y de la información. Actualmente está disponible en el mercado la versión 2016 pero la primera versión data de 1990.

¿Sabías que las versiones de Ms Office siempre salen un año antes de su denominación?. Por ejemplo, la versión 2016 se lanzó al mercado en 2015.

Nada más iniciar Ms Outlook 2016 nos llama la atención un diseño minimalista al igual que en la anterior versión. Por lo demás no se ha eliminado nada, simplemente se ha reorganizado todo e incluso se han añadido algunas nuevas opciones.

Como sabes Ms Outlook es mucho más que un simple cliente de correo electrónico, ya que incluye diversas herramientas para ser un eficiente gestor de tiempos y tareas además de una eficaz herramienta de comunicación.

2.- Actualizar desde versiones anteriores.

Sólo tienes que instalar encima la nueva versión disponible y el asistente de instalación importará todos tus mensajes, contactos, cuentas de correo, citas y demás información.

Otra alternativa más segura es exportar primero la información y una vez resguardada, proceder a la actualización según indicamos en el paso 1.

Notas: Puedes ampliar esta info en el capítulo descargas y actualizaciones de Ms Outlook 2016.

3.- Operativa básica

3.1 Operativa avanzada.

  • Realizar copias de seguridad del correo.
  • Añadir todo tipo de cuentas de correo … POP, IMAP. Ms Exchange y Office 365. Recuerda para configurar cuentas de Ms Exchange ve al Panel de control de Windows / Correo. Desde Outlook no es posible.
  • Conectar Outlook a Onenote.

9. Descargas y actualizaciones.

descargaNo es habitual comprar el paquete de correo electrónico de forma separada respecto a la suite completa en alguna de sus versiones. Pero si es tu caso aquí tienes el enlace de descarga. No es gratuita ya que tiene un coste aproximado de 150 euros IVA incluido (Europa).

  • Puedes instalar la versión 2016 de Ms Outlook dentro de la versión gratuita de Evaluación de Ms Office. (Ver promociones de licencias de Ms Outlook 2016).

Requisitos mínimos para disponer de un rendimiento óptimo:

  • Procesador: 1 Ghz o superior, x86 o x64 bits con conjunto de instrucciones SSE2.
  • Compatible con los siguientes sistemas operativos: Windows 8, Windows 7, Windows Server 2008 R2 o Windows Server 2012.
  • Memoria de 1 GB RAM (32 bits); 2 GB de RAM (64 bit).
  • Espacio libre en disco duro de 3.0 GB de espacio disponibles
  • Mejor con una tarjeta gráfica compatible con DirectX 10 y una resolución 1024 x 576.
  • Necesita la Versión .NET instalada en sus versiones 3.5, 4.0 o ó 4.5.
  • Compatible con pantallas multitáctiles (con Windows 8).

10.- Contenidos complementarios en este site.

Foros y redes sociales.

En Internet:

En Linkedin:

  • Professional Outlook programmers. Para programadores que desarrollan aplicaciones e integraciones utilizando diversas tecnología en el contexto de Outlook (MAPI, Outlook object model, CDO, Redemption, etc.).

10.- Contenidos complementarios en este site.

10.1 Otros recursos dónde puedes ampliar ésta información.

10.2 Foros y grupos en redes sociales sobre Ms Outlook:

  • foros_redessocialesOutlook Users Group en linkedin.com. Muy interesante con muchos problemas resueltos y artículos compartidos.
  • Tienes unos foros con contenidos de gran calidad sobre Outlook en thecodecage.com.

Videotutoriales complementarios en Internet.

  • Aprendizaje de Outlook 2016 en support.office.com. Curso gratis online de Microsoft que explica a través de vídeos tareas básicas como dar de alta una nueva cuenta de correo, redactar y enviar correos, compartir por email, leer correos electrónicos no leídos, …

11.- Clientes de correo alternativos.

  • EMClient, se integra con Gmail y Ms Exchange. Su interfaz destaca por su sencillez. Importa fácilmente datos de Ms Outlook.
  • Zimbra, es un cliente opensource para el trabajo en la nube utilizado por millones de usuarios.
  • PostBox otra opción factible para entornos tanto personales como profesionales. Es colaborativo 2.0.
  • Y como opción más sencilla, siempre puedes utilizar correos web gratuitos como Gmail que gracias a la integración con aplicaciones como Google Calendar se acercan a las prestaciones de los mejores clientes de correo, con la ventaja de estar en Internet y ser fácilmente accesibles desde cualquier dispositivo.

12.- Operativa avanzada.

Sigue este enlace para acceder a la recopilación de tareas de nivel avanzado en Outlook.

13.-  Bibliografía complementaria.

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Outlook 2016 Funciones básicas. “Esta guía práctica presenta en detalle las funciones del software de correo electrónico Microsoft® Outlook 2016. Está dirigida a cualquier persona que desee descubrir y profundizar en el conjunto de sus funciones. Tras una descripción del entorno, que incluye la cinta y la pestaña Archivo, verá cómo enviar mensajes de diferente formato, basados en una plantilla; cómo reenviar un mensaje, recuperar un mensaje enviado por error o marcar un mensaje para su seguimiento. También aprenderá a responder a un mensaje, a reenviarlo y a gestionar los archivos adjuntos. Para completar sus mensajes, aprenderá a insertar una firma, archivo, calendario.”

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Outlook 2016. Domine las Funciones Avanzadas por Vv.Aa. Plantillas y seguimiento de mensajes. Botones de voto. Firmas automáticas. Grupos de calendarios y compartirlos. Grupos de contactos. Seguimiento de tareas. Definir categorías y reglas de archivo. Grupos de carpetas y carpetas de búsqueda. Vistas. Grupos de métodos abreviados. Gestionar varias cuentas de correo electrónico en un mismo cliente de Outlook.


Notas:

  • Puedes instalar la versión 2016 de Ms Outlook dentro de la versión gratuita de Evaluación de MS Office que ofrece Microsoft en modo trial o “probar antes de comprar”.
  • Para actualizar desde versiones anteriores sólo tienes que instalar encima la nueva versión disponible y el asistente de instalación importará todos tus mensajes, contactos, cuentas de correo, citas y demás información. Una opción más segura es primero exportar la información y una vez resguardada, proceder a la actualización según indicamos en el paso 1.
  • En el caso de que tengáis alguna duda en particular podéis dejarlas en el apartado Comentarios al pie de página e intentaremos resolverlas entre todos.
  • El programa que conectaba Microsoft Outlook con Linkedin (Social Connector) ya no está disponible en las últimas versiones. Si que sigue siendo compatible con otras redes sociales como Linkedin. 

Notas: Actualizamos este tutorial libre constantemente, agradecemos tu apoyo y compresión. En el caso de que tengáis alguna duda en particular podéis dejarlas en el apartado Comentarios al pie de página e intentaremos resolverlas entre todos.

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