Cursos, manuales y tutoriales de Crystal Reports

tutorial_crystalreportsÍndice de contenidos:

  1. Introducción.
    1. Funcionalidades.
  2. Creación de informes.
  3. Diseño de informes.
  4. Fórmulas y parámetros gráficos.
  5. Ordenación, agrupamiento y totalización.
  6. Subinformes.
  7. Requisitos técnicos.
  8. Guías y tutoriales de Internet.
  9. Descargas y actualizaciones.
  10. Software relacionado.

La presentación de la información es fundamental y Crystal Reports es el diseñador de informes empresariales más utilizado del mundo. Genera informes técnicamente “maravillosos”, con capacidad de mostrar un mismo informe en distintos idiomas y formatos dependiendo del usuario o contexto. Facilita enormemente el trabajo de los administradores de bases de datos y generadores de informes, accediendo de forma nativa a cualquier origen de datos conocido del mercado. Para finalizar, se muestra prácticamente en cualquier dispositivo, todo un estándar.

1.- Introducción.

El objetivo de este manual es conocer y manejar las diferentes opciones de Crystal Reports. Crear un reporte básico, seleccionar, ordenar, agrupar y sumar registros. Realizar consultas sencillas. Exportar reportes a otros formatos y fórmulas.

Está dirigido a personal de administración, controllers y profesionales TIC en general con responsabilidad en la generación de informes.

Se requiere para su estudio un nivel de usuario avanzado. Siendo recomendable disponer de nociones básicas sobre bases de datos relacionaleslenguaje PL-SQL.

1.1 Funcionalidades.

SAP Crystal Reports 2013, es la última versión liberada y dispone de las siguientes características:

  • Crea informes dinámicos, bien formateados a partir de prácticamente cualquier origen de datos.
  • Acceso con o sin conexión, desde aplicaciones, portales web y dispositivos móviles.
  • Compatibilidad nativa con ODBC, OLE DB y conectividad JDBC para bases de datos relacionales, OLAP, servicios Web, XML, y para fuentes de datos empresariales, como por ejemplo salesforce.com.
  • Entregar un mismo informe a diferentes usuarios con diferente formato y distinto idioma.
  • Soporte ampliado para Excel a través de la exportación .XLSX.
  • Informes interactivos para dispositivos móviles.
  • Software SAP Crystal Dashboard Design, Adobe Flex, Adobe Flash e  integración HTML 5.
  • Producir “mash-ups” que presenten datos provenientes de diversas fuentes.
  • Compatible con Windows 7.

2.- Creación de informes.

Crystal Reports (en adelante CR) analiza e interpreta información de bases de datos para la creación de informes. Dispone de herramientas para generar reportes complejos que incluyen subinformes y agrupaciones de datos.

Compatible con casi cualquier fuente de datos, incorpora asistentes que nos guían paso a paso a través de la creación de informes. Lee desde cualquier fuente de datos, como ficheros planos de texto (logs de servidores), hojas de cálculo, objetos OLE, sistemas de bases de datos relacionales y ficheros de datos como XML.

Su contrapartida es que el lenguaje de consulta utilizado está un poco limitado para conseguir la compatibilidad con tanta diversidad fuentes de datos.

CR utiliza fórmulas, tablas cruzadas, subinformes (informe insertado en otro)y formatos condicionales para generar infografías que hagan más entendibles grandes volúmenes de información y descubrir las correlaciones.

Los desarrolladores pueden integrar los informes de Crystal Reports en sus aplicaciones de bases de datos, a través de librerías y OCX compatibles con la mayoría de lenguajes de programación.

Los contenidos creados con Crystal Reports Server se pueden migrar a SAP BusinessObjects Edge o a SAP BusinessObjects Enterprise. Permite que los informes generados estén disponibles en todas las ubicaciones de la empresa publicándolos en el portal corporativo (p.e. Portal Java de Oracle y SharePoint PIK de SAP).

3.- Diseño de informes.

Con el informe abierto podemos acceder a la vista previa o vista diseño desde el menú Vista.

La ficha diseño se utiliza para cambiar el tamaño y posición de los campos y su formato (color, fondo, formato de letra).
La ficha vista previa muestra en pantalla como se verá el informe impreso.

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Fichas diseño y vista previa

3.1 Secciones de informe.

  • Secciones de grupo.
  • Asistente.
  • Propiedades.
  • Agregar.
  • Eliminar y ocultar.
  • Mover.
  • Campos especiales.
  • Formato de objeto.
  • Bordes.
  • Fuente.
  • Párrafo.
  • Hipervínculo.
  • Objetos de texto.
  • Imágenes fijas.
  • Imágenes dinámicas.
  • Alineación de controles.
  • Informes con varias tablas.

3.2 Vista previa.

  • Vista estándar.
  • Vista árbol de grupos.
  • Exportar.

4.- Fórmulas y parámetros. Gráficos.

4.1 Formulas.

En Crystal Reports, las fórmulas contienen componentes y sintaxis, de forma similar a cualquier hoja de cálculo. Componentes en la fórmula:

  • Campos: Ejemplo: {cliente.Nombre}, {cliente.VENTASANUALES}
  • Números: Ejemplo: 1, 2, 3.1416, …
  • Texto: Las cadenas de texto van encerradas entre comillas dobles. Ejemplo: “Cantidad”, “:”, “su texto”
  • Operadores: Ejemplo: + (sumar), / (dividir), -x (negativo), * (multiplicar). Los operadores se utilizan en expresiones como, {Factura.Base}*0.16, que calcula el 16% de IVA de la base imponible de una factura.
  • Funciones Internas: Ejemplo: Round (x), Trim (x). Las funciones realizan cálculos como el promedio, suma y conteo. Todas las funciones disponibles se listan con sus argumentos y se organizan según por uso, (funciones de formato, matemáticas, cadenas, etc.)
  • Estructuras de control: Ejemplo: “If” y “Select”, ciclos “For”. Similar al uso en otros lenguajes de programación.
  • Otras fórmulas: Ejemplo: {@Beneficios brutos}, {@CUOTA}. Dónde {@CUOTA } identifica a una fórmula llamada Cuota.

4.2 Parámetros.

Solicitan información a los usuarios del informe. Una vez introducidas las variables por el usuario se muestran los resultados filtrados según los criterios aportados.

Los campos de parámetro son compatibles con:

  • Datos de tipo Booleano: Respuestas del tipo (0 / 1). Por ejemplo Sí/No o Verdadero/Falso.
  • Ejemplo: ¿Desea incluir subtotales en el informe?
  • Moneda: Requiere una cantidad en euros, como por ejemplo (Ver clientes con una cifra neta de facturación mayor a ….).
  • Fecha: Como por ejemplo (Ver datos comprendidos entre las fechas dd/mm/aa y dd/mm/aa.
  • FechaHora y Hora: Son similares al anterior caso.
  • Numérico: Por ejemplo (Introducir el código de cliente …).
  • Cadena: Para respuestas de tipo texto. Ejemplo, introducir nombre de la cuenta cliente.
  • Un campo de parámetro sólo contiene un valor predeterminado. Para insertarlo establece el campo de parámetro e introdúcelo en una fórmula.

4.3 Gráficos.

En Crystal Reports podemos insertar gráficos para analizar los datos del informe. Podemos situar el gráfico en cualquier encabezado o pie de grupo, o en el encabezado o pie del informe. No podremos situarlo en la sección Detalles, ni en el encabezado o pie de página.

Dependiendo de la sección en la que insertemos el gráfico se mostrarán diferentes datos. Por ejemplo si se sitúa en el pie del informe, este resumirá todos los datos del informe, pero si lo situamos en el pie de un grupo, resumirá los datos definidos en ese grupo.

Es posible profundizar en los datos de un gráfico. Si en la vista previa del informe, hacemos doble clic sobre una serie del gráfico, se abrirá una nueva ficha que mostrará el detalle de los datos subyacentes.

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Click para ampliar la imagen

En la imagen vemos que al hacer clic sobre una serie del gráfico se abre una nueva ficha que muestra el detalle de los datos.

5.- Ordenación, agrupamiento y totalización.

5.1 Ordenar.

Para ordenar datos indicaremos el campo de ordenación y su sentido referido al orden en que se muestran los valores. Puede ser ascendente que ordena de menor a mayor (p.e. del 1 al 9) o descendente en sentido contrario (p.e. de la “z” a la “a”).

Prácticamente todos los campos son válidos para ordenar, incluso los de fórmula. El tipo de datos de un campo determinará el método en el que se ordene.

5.2 Agrupar.

Podemos agrupar datos de forma que los datos se ordenen y desglosen en grupos relevantes. Por ejemplo, en una lista de clientes, podemos mostrarlos agrupados por País, de forma que se muestren en un mismo bloque aquellos clientes de la misma nacionalidad.

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Click para ampliar

En un informe de ventas, un grupo puede consistir en todos los pedidos hechos por un mismo cliente o todos los pedidos generados por un representante de ventas particular. Si añadimos un grupo por cliente, se mostrará un listado de forma que mostrará el cliente junto a sus pedidos.

6.- Subinformes.

Un subinforme, es un informe que se inserta en otro. Ésta técnica tiene la característica de relacionar con incrustaciones información que de otro modo no podría relacionarse. Tiene las mismas funcionalidades que el informe contenedor, excepto que:

  • Es un objeto en una sección dentro de un informe.
  • Su grado de anidamiento es cero, no admite más subinformes.
  • No tienen encabezado ni de pie de página.

Los subinformes se utilizan:

  • Para mostrar datos de tablas con una relación uno a varios. (Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Clientes, con un subinforme para mostrar los pedidos realizados por cada cliente).
  • Para visualizar informes no relacionados en una misma pantalla (es el caso de subinformes no vinculados).
  • Para coordinar datos que no se pueden enlazar de otro modo.
  • Presentar diferentes vistas de la información.
  • Para realizar búsquedas desde un campo no indexado.

Son ejemplos, un listado de pedidos con la posibilidad de consultar los detalles o un listado de clientes con información de seguimiento de manera particular.

7.- Guías y tutoriales complementarios.

Nuestra selección de tutoriales y guías de usuario gratuitas en Internet donde poder profundizar en el estudio de Crystal Reports:

  • guias_de_internet150PDF: Manual del usuario de SAP Crystal Reports 2011. Muy completo, puedes encontrarlo en help.sap.com. Incluye una introducción y una referencia rápida de inicio al uso del programa. Conceptos básico en el diseño, formato y realización de informes. OLAP. Consultas y acceso a bases de datos. Repositorio de SAP BusinessObjects Enterprise. Cómo optimizar informes para la web. Selección de registros, ordenar, agrupar y cálculo de totales. Informes de sección múltiple. Subinformes. Creación de gráficas. Asignaciones y mapas. OLE y objetos de tablas de referencias cruzadas. Imprimir y exportar informes. Programar alertas. Fórmulas, campos y solicitudes de parámetro. Trabajo conjunto de aplicaciones empresariales con Crystal Reports. Informes de error.
  • Tutoriales de Crystal Reports .NET Framework 1.1 en msdn.microsoft.com. Diseño y presentación de un informe en una aplicación de Windows. Presentación de un informe en una aplicación Web. Interactividad e informes en aplicaciones Web. Presentación de informes como servicios Web. Elaboración de informes a partir de conjuntos de datos ADO.NET.
  • En la web canalvisualbasic.net tienes un foro muy interesante de Crystal Reports aplicado a Visual Basic.

8.- Requisitos técnicos para la instalación:

Los requisitos mínimos para la instalación de CR XI son:

  • Sistemas operativos: Windows 2000, Windows XP o Windows 2003 Server.
  • Equipo/procesador CPU a 133 MHz o superior compatible con Pentium.
  • Memoria 128 megabytes (MB) de RAM como mínimo. Se recomienda 256 MB. Máximo de 4 gigabytes (GB).
  • Espacio en disco 320 megabytes.
  • Unidad de CD-ROM o DVD.

8.1 Videotutoriales seleccionados de Internet.

videotutoriales150Son el mejor recurso para principiantes que deseen familiarizarse rápidamente con el entorno de trabajo, los procesos y la terminología. Aquí tenéis nuestra selección de éstos excelentes videotutoriales en Youtube:

  • Crystal Reports Tutorial. Create a report, sort and group data, format a report by Learn with video tutorials (en inglés).

8.2 Bibliografía recomendada.

Títulos Destacados
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Crystal Reports XI Official Guide by Neil Fitzgerald. Libro avanzado sobre gestión BI (inteligencia de negocio). Que incluye además referencias a los entornos Web Services SDK, Microsoft Visual Studio.NET y J2EE.

 

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Crystal Reports Encyclopedia by Brian Bischof. Escrito para los usuarios finales, se centra en los negocios y los informes financieros, esta guía es para la versión 2011 de Crystal Reports y explica para los usuarios no programadores muchas de las nuevas características y mejoras de esta versión. Incluye una lista completa de todas las llamadas a funciones y sintaxis de Crystal, además de plantillas de información financiera que permitirán a los empleados de cualquier departamento generar informes precisos. Una gran guía para no perder el tiempo, ni frustrarse recurriendo al método ensayo y error .

El apéndice final incluye una recopilación de FAQs (preguntas y respuestas) de Crystal Reports de la web del autor crystalreportsbook.com.

 

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Crystal Report: Implementation of EN’GISE DataBase Management System by Er. Gurkamal Singh. Crystal Reports generar informes desde prácticamente cualquier fuente de datos. Este libro le guiará paso a paso a través de la creación de informes y la realización de reportes. Diseñado para trabajar en conjunto con bases de datos para ayudar a analizar e interpretar información relevante. Crystal Reports permite tanto generar informes sencillos como análisis complejos y especializados. El software EN’RGISE está diseñado para atender a varias áreas de negocio como la contabilidad financiera, gestión de materiales, gestión de recursos humanos, auditoría energética, operación y mantenimiento, la gestión del combustible y la contabilidad.

 

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Crystal Reports: A Beginner’s Guide (Osborne) by David McAmis. Tienda Kindle. Aprende a crear informes con calidad de presentación utilizando esta guía de introducción práctica (incluso si usted es un principiante). Aquí encontrará toda la información que necesita para empezar a trabajar con esta herramienta de análisis de datos y aprender cómo dar formato a los datos, generar informes, crear informes basados en la Web, y mucho más.

 

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Crystal Reports 10 For Dummies by Allen G. Taylor. Un gran libro para los nuevos usuarios de este fantástico generador de informes estándar en la industria. Nos enseña como dar a nuestros informes más dinamismo mediante el uso de las fuentes correctas, color, sombras, elementos gráficos, etc; integrar elementos de múltiples fuentes, incluso de fuera de la base de datos; agrupar conceptos, usabilidad, calcular totales, realizar informes de referencias cruzadas, añadir fórmulas, gráficos o mapas; imprimir informes.

 

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Crystal Reports Encyclopedia Volume 2: .NET 2005/2008 by Brian Bischof. Escrito por expertos programadores .NET, este volumen ofrece información en profundidad sobre la integración de Crystal Reports en diversas aplicaciones. Describe el modelo de objetos de Crystal Reports, y permite a los desarrolladores crear aplicaciones Windows o Web. Incluye modelos de informes a nivel de empresa que se pueden copiar y pegar en las aplicaciones propias del lector. Este manual explora todas las plataformas junto a la versión más reciente VS.NET 2005. Web del autor.

 

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Crystal Reports 2008: The Complete Reference (Osborne Complete Reference Series) by George Peck.

 

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Crystal Reports 2008 de George Peck.

 

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Crystal Reports(R) 9: The Complete Reference (Osborne Complete Reference Series) by George Peck.

 

0072229519 Crystal Reports Professional Results by George Peck.

 

9.- Descargas y actualizaciones.

10.- Software relacionado.

  • software_relacionadoSAP Lumira.  Visualización de datos empresariales que permite identificar y compartir de información importante. Su uso es simple, no requiere disponer de un departamentos TI pues se ofrece como servicio SaaS en la nube.

Notas: Crystal Reports® es marcas registradas de SAP®.

Aprender más sobre SAP y Crystal Reports:

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En respuesta a: “Cursos, manuales y tutoriales de Crystal Reports”

  1. admin

    Curso online actualizado para la generación de informes a partir de bases de datos. Muy útil para quién ya tenga tienda online y desee realizar análisis de información y creación de formularios online. Plazo de matrícula abierto / Disponible en la tienda en docentos.com

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