Crear mensajes en Outlook 2013

Introducción.

Para crear un nuevo mensaje de correo, haz clic sobre el botón Nuevo o pulsa la combinación de teclas CRTL+U. Outlook mostrará la ventana de creación de nuevo mensaje.

Mi primer mensaje en Outlook 2013

Como puedes observar esta ventana es muy intuitiva. Los campos disponibles para enviar el correo son:

  • Para…”: Utiliza este campo para rellenar la dirección del destinatario o haz clic en el botón botón para  para elegir al destinatario de la lista de contactos.
  • CC”: Para enviar el correo a varios destinatarios, rellena este campo con las cuentas de correo de las personas a las que deseas enviar una copia. Si son varias direcciones, sepáralas con punto y coma “;”
  • Asunto: Especifica una síntesis del mensaje a enviar.
  • Detalle: Este campo ocupa prácticamente toda la ventana y se usa para escribir el mensaje.

En Outlook 2013, los mensajes muestran la Cinta de opciones. Puedes utilizar las opciones de formato de Texto básico de la ficha MENSAJE para formatear el mensaje, como por ejemplo, usar negrita, colores cambiar el tamaño, etc.

Grupo texto básico

Para que un mensaje tenga formato debe estar configurado como HTML (formato web) o texto enriquecido, ya que en texto plano no es posible. Puedes configurarlo en la ficha FORMATO DE TEXTO / grupo Formato.

En muchas ocasiones necesitarás enviar un mensaje con archivo adjunto, como por ejemplo un documento Word, una imagen, etc… Para ello haz clic en el botón  adjuntar de la ficha INSERTAR y selecciona el archivo a adjuntar. Repite este proceso para cada uno de los archivos a enviar o mantén pulsada la tecla Ctrol mientras seleccionas para hacerlo en un solo paso.

Ten en cuenta que muchos servidores limitan el tamaño máximo de los mensajes a enviar, valores típicos suelen ser 2, 4, 6 u 7 MB. Si tu servidor de correo tiene limitado el tamaño máximo de envió y tu mensaje supera ese límite, el correo se lo devolverá el servidor y este no será entregado al destinatario. También puedes adjuntar ficheros en tus mensajes arrastrándolos desde su carpeta de origen hasta la ventana del email nuevo (drag and drop).

  • Antes de enviar el mensaje es importante que revises la ortografía, para ello haz clic sobre el botón  revisión ortográfica de la ficha REVISAR y Outlook comprobará la ortografía en un proceso similar al que utiliza el editor de textos Ms Word (subraya en rojo las palabras que según el diccionario de Outlook son incorrectas)
  • Cuando termines de escribir el mensaje, pulsa el botón Enviar botón enviar para que Outlook lo transmita. Al hacerlo, este mensaje se guarda en la bandeja de salida y poco después será enviado de forma automática.TRUCO: El tiempo de salida es configurable, y aunque por defecto es inmediato dependiendo de la cola, puede interesar indicar una demora por si tenemos que cancelar el envío.
  • Para ver los mensajes que se han enviado, haz clic sobre la bandeja de elementos enviados elementos enviados del árbol de carpetas de la ventana de inicio de Outlook.

Enviar y recibir

Este proceso es realizado automáticamente por Outlook de forma estándar cada 30 minutos. Para configurar esta funcionalidad ve a la ficha ARCHIVO / Opciones / Avanzado / botón Enviar y recibir… / .

Configurar tiempo en Enviar y recibir

Activa la casilla “Programar un envío o recepción automáticos cada” y establece el intervalo en minutos. Personaliza este valor y pulsa Cerrar.

Aunque podemos configurar el envío/recepción automáticamente, siempre podemos comprobar el correo manualmente haciendo clic sobre el botón botón enviar y recibir  ubicado en la barra de herramientas superior de la ventana de inicio de Outlook.

Fuentes RSS

RSS es un mecanismo utilizado para que los usuarios publiquen contenidos y que estos estén a disposición de los suscriptores de noticias, blogs, … La versión de Outlook 2013 incluye la posibilidad de leer las fuentes RSS. Aunque hoy en día muy pocos utilizan las fuentes RSS como lectores de feeds.

Las fuentes RSS también pueden incluir contenido y datos adjuntos de casi cualquier tipo. Otros nombres para las fuentes RSS son fuentes Web, fuentes XML, canales RSS o canales Atom.

RSS

Cuando te suscribas a una fuente RSS, aparecerá de forma automática en la carpeta Fuentes RSS dentro de la estructura jerárquica de la función correo.

Para agregar un feed:

  1. Pulsa con el botón derecho sobre “Fuentes RSS” del panel correo.
  2. Selecciona del menú contextual Agregar una nueva fuente RSS

Agregar fuente RSS

Estas fuentes las podemos encontrar navegando por Internet. En los sitios Web que proporcionan esta característica, se pueden ver los botones botón RSS , botón RSS o XML. En algunos exploradores Web, como Internet Explorer, al hacer clic en estos botones, se puede suscribir a la fuente asociada.

Notas: Existen varios sitios web que conservan grandes listados de fuentes RSS. Entre estos sitios se incluyensyndic8.com y search 4 RSS.

Podemos afinar el funcionamiento de la lectura RSS en Opciones de fuentes RSS:

Opciones de fuentes RSS

Ejemplo de lectura de un feed en el panel central de Outlook 2013: 

Los titulares o las noticias de las fuentes RSS, se leen de la misma forma que los mensajes de cualquiera de las bandejas del correo. Para ello selecciona la Fuente RSS.

En la lista de mensajes, selecciona uno cualquiera. Si el panel de vista previa está activado, podrás visualizar la vista previa del mensaje RSS seleccionado. También puedes hacer doble clic sobre el mensaje para acceder al detalle del titular RSS.

feed RSS

La mayoría de los titulares RSS son resúmenes de un artículo más extenso en la web. Por esta razón, el mensaje RSS suele incluir un enlace “Haga clic aquí para ver el articulo completo en su explorador web predeterminado…”

Haz clic encima y en el menú que aparece tiene dos opciones:

1. Ver artículo completo: esta opción abre el explorador predeterminado sobre la dirección del artículo completo.

2. Descargar o Actualizar contenido: Descarga el artículo, incluidos los adjuntos, a su equipo. El contenido del artículo se descarga como un archivo de datos adjuntos denominado Articulo Completo.htm. Los adjuntos del mensaje RSS también se incluirán como adjuntos del mensaje en Outlook. La imagen muestra el resultado de descargar el contenido completo.

Una vez descargado, haz doble clic en el archivo para abrirlo en el explorador web o haz clic con el botón derecho del ratón, selecciona la opción Guardar como… y selecciona la carpeta donde guardar el archivo de datos adjuntos.

Firmas

Las firmas permiten crear plantillas para los mensajes nuevos, en ellas se suele incluir información importante como los datos de contacto, logotipo de la empresa, etc.

Para crear una firma, pulsa en el botón Nuevo mensaje de correo electrónico y en la ficha MENSAJE despliega el botón Firma.

Firmas

En la ventana que se abre, pulsa el botón Nuevo y escribe un nombre para la firma.

Nueva firma

En el cuadro inferior, edita la firma. Puedes añadir el texto y aplicarle formato, insertar imágenes, hipervínculos, … incluso una tarjeta de presentación.

Importar y exportar

Si utilizas el asistente para importar o exportar datos evitarás volver a introducir manualmente los datos que necesites.

Importación: Tenemos la posibilidad de copiar datos de varios programas para utilizarlos en Outlook. Por ejemplo, es posible que necesitemos utilizar información existente, como nombres y direcciones, de uno de los siguientes programas: Excel, Lotus Organizer,  Messenger…

Quizás también necesitemos convertir la Libreta personal de direcciones, con su información de contactos en una carpeta Contactos. Los contactos están completamente integrados en Outlook y ofrecen una flexibilidad y unas posibilidades de personalización no disponibles en la Libreta de direcciones (actualmente en desuso).

Si deseas importar información, utiliza el Asistente para importar abriéndolo desde el menú Archivo, opción Abrir y exportar.

Importar y exportar

Exportación

Ms Outlook ofrece la posibilidad de copiar datos, como nombres y direcciones, en otros programas, como dBase, Microsoft Access, Excel, Word, PowerPoint y FoxPro.

Truco: Puedes exportar, por ejemplo, los contactos a Excel para ordenar los nombres y las direcciones mediante unahoja de cálculo.

También puedes exportar elementos a un archivo de Carpetas personales (.pst) para protegerlos y guardar el archivo en cualquier lugar. Los archivos .pst sólo los puede leer Outlook. Utiliza el Asistente para exportar elementos de Outlook desde la ficha ARCHIVO, opción Importar y exportar…

Habitualmente se exporta o importa entre versiones de Outlook a través de ficheros nativos de datos .pst. Cuando la migración se produce desde aplicaciones de terceros (distintos a Microsoft) se suele utilizar los ficheros de texto plano .csv (valores separados por comas).

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2 respuestas a: “Crear mensajes en Outlook 2013”

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